La empresa primero adelanta el coste del curso (gasto del grupo 62 o 64). Después aplica la bonificación en el modelo de cotización, lo que reduce lo que paga a la Seguridad Social ese mes. El criterio más prudente es registrar esa bonificación como menor gasto de Seguridad Social a cargo de la empresa (cuenta 642), no como un ingreso que infle la cifra de negocio. Y, atención: FUNDAE obliga a llevar el gasto formativo y la bonificación en una cuenta o epígrafe separado. El criterio contable concreto lo fija el asesor de cada empresa; nosotros gestionamos la formación y te entregamos los justificantes listos para el asiento.
Si llevas la contabilidad de empresas, este apunte te aparece cada vez que un cliente forma a su plantilla. Vamos paso a paso, con el PGC delante.
El punto de partida: no es dinero nuevo
Antes del asiento, conviene tener clara una cosa, porque cambia cómo se registra. La bonificación de formación no es una subvención ni un ingreso que entra de fuera. Es el crédito que la empresa ya paga cada mes: la cuota de formación profesional (el 0,7 % de la base de cotización, repartido en 0,6 % a cargo de la empresa y 0,1 % del trabajador).
Cuando la empresa forma a su gente, recupera parte de esa cuota descontándola de lo que ingresa a la Seguridad Social. Por eso, contablemente, la lógica más defendible es que la bonificación reduzca un gasto que ya tenías (el de Seguridad Social), no que aparezca como un ingreso nuevo. No estás ganando dinero: estás dejando de pagar parte de una cuota que ya era tuya.
Paso 1 — La empresa adelanta el coste del curso
El primer movimiento es el gasto de la formación. La empresa contrata el curso, recibe la factura y la registra como gasto del ejercicio. La cuenta depende de quién imparte y de cómo lo tenga clasificado el asesor:
- Cuenta 628 «Suministros» no aplica aquí. Lo habitual es «Otros servicios» (629) o la cuenta de servicios exteriores que el plan de la empresa tenga prevista para formación cuando el curso lo imparte un tercero.
- Si el plan de cuentas del cliente abre una subcuenta específica de formación dentro del grupo 62 (servicios exteriores) o usa una cuenta del grupo 64 para el coste de personal interno que actúa como formador, se registra ahí.
Asiento orientativo de la factura del curso (importe de ejemplo, 1.000 €):
Debe Haber (629) Otros servicios — Formación profesional para el empleo … 1.000 € (410/523) Acreedores por prestación de servicios … 1.000 €
La clave no es tanto el número de cuenta como que el gasto de formación quede identificado por separado. Lo vemos en el siguiente punto, porque FUNDAE lo exige.
Fuente: criterio del Plan General de Contabilidad (RD 1514/2007). La cuenta concreta la fija el asesor de cada empresa.
Paso 2 — La obligación que casi nadie aplica: la cuenta separada
Esto es lo que diferencia un asiento correcto de uno que te puede costar una sanción en una comprobación.
FUNDAE obliga a que todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y las bonificaciones aplicadas se identifiquen en una cuenta separada o en un epígrafe específico, bajo la denominación «formación profesional para el empleo». No vale diluir el gasto del curso en una cuenta genérica de servicios y la bonificación en el saco común de Seguridad Social.
- Si la empresa lleva contabilidad ajustada al Código de Comercio y al PGC: cuenta o epígrafe separado, identificable.
- Si no está obligada a llevar contabilidad mercantil (por ejemplo, estimación objetiva por módulos): debe aportar copia de los libros registro con el gasto de formación identificado y relacionado con sus facturas y justificantes de pago.
El incumplimiento de esta separación puede ser objeto de sanción. Es un punto que muchas gestorías pasan por alto porque el gasto del curso parece menor; pero es justo lo que mira una revisión.
Fuente: FUNDAE, «Orientaciones de costes» — fundae.es.
En la práctica, esta cuenta separada la incumple la inmensa mayoría de las empresas, incluso las que tienen departamento contable propio: dan por hecho que basta con guardar la factura. Y hay un detalle más que se revisa: lo que registras en esa cuenta debe cuadrar con el informe de datos económicos que se vuelca a FUNDAE. Si en tu contabilidad la formación bonificada aparece mezclada con otra formación no bonificada o diluida en gastos genéricos, el cruce no cuadra, y es justo lo que dispara un requerimiento.
Paso 3 — Aplicar la bonificación en el modelo de cotización
Aquí entra la nómina, o más bien el asiento de Seguros Sociales del mes.
La empresa comunica la finalización del curso en la aplicación de FUNDAE y, a partir de ahí, aplica la bonificación en el modelo de cotización (el documento que en su día llamábamos TC1, hoy gestionado vía Sistema Red). El efecto práctico: el importe que la empresa ingresa a la Seguridad Social ese mes se reduce en el importe bonificado.
Imagina que la cuota de Seguridad Social a cargo de la empresa de ese mes son 4.000 € y la bonificación de formación aplicada son 1.000 €. La empresa solo ingresa 3.000 €. La pregunta contable es: ¿dónde van esos 1.000 € que ha dejado de pagar?
Paso 4 — En qué cuenta va: las dos prácticas (y la prudente)
Hay dos formas de registrarlo, y conviene conocer las dos:
Opción A (la prudente y más extendida) — menor gasto de Seguridad Social.
La bonificación reduce la cuenta 642 «Seguridad Social a cargo de la empresa». El gasto de SS del mes queda neteado: registras 4.000 € de cuota y minoras 1.000 € de bonificación, de modo que el gasto real de SS del periodo refleja lo que de verdad ha supuesto. Es el criterio más defendible porque respeta la naturaleza de la operación: no has ingresado nada nuevo, has dejado de pagar parte de una cuota.
Asiento orientativo de los Seguros Sociales del mes con bonificación (importes de ejemplo):
Debe Haber (642) Seguridad Social a cargo de la empresa … 3.000 € (476) Organismos de la SS, acreedores … 3.000 € (El gasto 642 ya aparece neto de la bonificación: la cuota era 4.000 €, la bonificación 1.000 €, el gasto efectivo 3.000 €.)
Opción B — como subvención/ingreso.
Algunos asesores registran la bonificación como un ingreso por subvenciones (grupo 74). Funciona contablemente, pero tiene dos inconvenientes: infla artificialmente la cifra de ingresos y, sobre todo, roza el lenguaje «subvención», cuando la formación bonificada no es una subvención del Estado, sino el aprovechamiento de una cuota propia. Por eso muchos asesores la descartan.
Lo prudente: reflejar la bonificación reduciendo el gasto de Seguridad Social (opción A), no inflando ingresos. Pero el criterio definitivo lo fija el asesor de cada empresa según su política contable y su análisis de la operación. Nosotros no damos asesoría contable: damos la formación gestionada y la documentación lista.
Fuente: criterio PGC (RD 1514/2007). Práctica habitual del sector; verifica con el asesor de cada cliente.
Paso 5 — Qué pasa si hay que devolver la bonificación (con recargo)
Este es el escenario que toca contabilizar cuando algo se aplicó mal: un curso no elegible, una modalidad declarada incorrectamente, costes que no se podían imputar, o una comprobación de FUNDAE que tumba parte de la acción formativa.
Cuando la bonificación se aplica indebidamente, la empresa debe devolver el importe bonificado más un recargo. Contablemente:
- La devolución del importe revierte el menor gasto que en su día registraste: vuelve a aparecer como mayor gasto de Seguridad Social (642), o como gasto del periodo en que se reconoce la obligación de devolver, según el criterio del asesor.
- El recargo es un gasto financiero/excepcional propio del ejercicio en que se reconoce. No es bonificable ni recuperable: es coste puro para la empresa.
Asiento orientativo de la devolución con recargo (importes de ejemplo):
Debe Haber (642) Seguridad Social a cargo de la empresa … 1.000 € (476) Organismos de la SS, acreedores … 1.050 € (678) Gastos excepcionales — recargo … 50 €
La forma de no llegar nunca aquí es declarar bien desde el principio: que el curso sea elegible, que la modalidad esté bien comunicada y que los costes imputados sean correctos. Es exactamente la parte que gestiona Forma Pro 360 SL.
Fuente: criterio PGC. La cuenta y el tratamiento exacto del recargo los fija el asesor.
Un apunte sobre la cofinanciación (para que cuadre el conjunto)
Para empresas de más de 5 trabajadores existe una cofinanciación privada obligatoria (del 5 % al 40 % según plantilla). No es un asiento adicional: los costes salariales de los trabajadores que se forman en horario laboral computan para cubrir esa cofinanciación, aunque no son bonificables. En la práctica, esa cofinanciación suele cubrirse con esos costes salariales sin desembolso adicional en efectivo, siempre que tutor, plataforma y horarios coincidan con lo notificado a FUNDAE. No infla el asiento de la formación, pero conviene tenerlo presente para no buscar un movimiento de caja que no existe.
Fuente: FUNDAE, «Orientaciones de costes». Cofinanciación: 1-5 trab. 0 %, 6-9 trab. 5 %, 10-49 trab. 10 %, 50-249 trab. 20 %, 250+ trab. 40 %.
Si llevas contabilidad de empresas, esto te lo encuentras cada mes
Aquí va la parte que te interesa como gestoría o asesor. Casi todas las empresas que llevas generan crédito de formación todos los años. La mayoría no lo usa, porque nadie se lo gestiona. Y cuando alguien se lo gestiona mal, el marrón del asiento, la cuenta separada y la posible devolución acaba en tu mesa.
Lo que hacemos: gestionamos la formación de tus clientes con tu nombre y te entregamos los justificantes listos para el asiento — factura, documentación FUNDAE y el detalle de la bonificación aplicada, identificado para tu cuenta separada. Tú aplicas la bonificación en el modelo de cotización y cierras el apunte con todo cuadrado y defendible ante una comprobación. La empresa aplica la bonificación; nosotros organizamos la formación por detrás.
Cómo encaja para tu despacho: trabajar con nosotros como gestoría.
Preguntas frecuentes
¿En qué cuenta se contabiliza la bonificación de formación?
La práctica más prudente es registrarla como menor gasto de Seguridad Social a cargo de la empresa (cuenta 642): la bonificación reduce la cuota de SS que la empresa ingresa ese mes. El coste del curso, por su parte, va al grupo 62 (servicios exteriores) o 64. El criterio definitivo lo fija el asesor de cada empresa.
¿La bonificación de formación es un ingreso?
Lo más prudente es no tratarla como ingreso, sino como menor gasto de Seguridad Social. No es dinero nuevo que entra: es el crédito que la empresa ya paga cada mes (el 0,7 % de la base de cotización) y que recupera al formar. Registrarla como ingreso por subvención (grupo 74) es posible, pero infla la cifra de negocio y roza el concepto «subvención», que aquí no aplica.
¿Cómo contabilizo la devolución de una bonificación de formación?
Revirtiendo el menor gasto: el importe devuelto vuelve a aparecer como gasto de Seguridad Social (642) o como gasto del periodo en que se reconoce la obligación, y el recargo se registra como gasto excepcional del ejercicio (grupo 678). El recargo no es recuperable. El tratamiento exacto lo fija el asesor.
¿Hay que llevar el gasto de formación en una cuenta separada?
Sí. FUNDAE obliga a identificar los gastos de la acción formativa y las bonificaciones aplicadas en una cuenta o epígrafe separado bajo la denominación «formación profesional para el empleo». No separarlo puede ser objeto de sanción en una comprobación.
¿La bonificación afecta a la nómina o a los Seguros Sociales?
Al asiento de Seguros Sociales del mes, no a la nómina individual del trabajador. La empresa aplica la bonificación en el modelo de cotización (vía Sistema Red), lo que reduce el importe que ingresa a la Seguridad Social ese mes. La nómina del empleado no cambia.
¿Forma Pro 360 hace el asiento contable de la empresa?
No. No damos asesoría contable. La empresa aplica la bonificación y su gestoría hace el asiento. Nosotros gestionamos la encomienda de organización de la formación y entregamos la documentación y los justificantes listos para que la gestoría los contabilice y los defienda ante una comprobación.
Calcula el crédito antes de contabilizar nada
Antes del asiento está el crédito. Calcula cuánto crédito de formación genera tu empresa (o la de tu cliente) en 2026. En segundos y sin registro.
Cuando tengas la cifra, el paso para activar la formación es firmar la encomienda de formación FUNDAE: el documento que nos autoriza a organizar y gestionar la formación, dejando la documentación lista para el asiento.
¿Quieres ofrecerlo a tus clientes con tu nombre? Mira cómo trabajamos con gestorías. Y si necesitas la base, empieza por qué es FUNDAE.
Información orientativa de Forma Pro 360 SL (CIF B88847918). No es asesoramiento contable ni fiscal: el criterio contable concreto lo fija el asesor de cada empresa. Verifica siempre cuentas, plazos y elegibilidad en FUNDAE, el SEPE y el BOE. Fuentes: Plan General de Contabilidad (RD 1514/2007); FUNDAE, «Orientaciones de costes»; Real Decreto 694/2017.