Quien gestiona la bonificada todos los días no ve sus propios fallos: la rutina hace que lo evidente se pase por alto. Por eso conviene que otro par de ojos —interno o externo— revise el expediente cada 6-12 meses. No es por miedo, es rutina de calidad: cuatro ojos ven más que dos. Aquí tienes el checklist de autoauditoría en 5 bloques (documentación, plazos, asistencia, costes y contabilización) para detectar el agujero tú, antes de que lo encuentre una comprobación del SEPE.
Antes de revisar papeles conviene tener clara la foto económica: calcula cuánto crédito de formación genera tu empresa este año en 30 segundos, sin registro, y sigue con la autoauditoría.
Un especialista con 15+ años gestionando bonificada lo resume así: el problema casi nunca es que te inspeccionen, sino que te pidan un documento que nunca generaste. La autoauditoría es eso: abrir la carpeta antes de tiempo y mirarla con ojos de inspector.
Bloque 1 — Documentación del expediente
Repasa que cada grupo formativo tenga su carpeta completa. Marca lo que tengas:
- [ ] Contrato de encomienda de organización de la formación (cuando interviene una entidad organizadora externa). Sin él no se consulta el crédito ni se comunican los grupos: es la pieza que lo sostiene todo.
- [ ] Control de asistencia (presencial), en modelo oficial y firmado.
- [ ] Cuestionario de evaluación de calidad cumplimentado por los participantes.
- [ ] Diploma (con aprovechamiento) o certificado de asistencia de cada participante.
- [ ] Información a la representación legal de las personas trabajadoras (RLPT) y, si la hubo, acta de discrepancias.
- [ ] Soporte de costes: facturas con todos los requisitos formales, recibís, nóminas o certificado de haberes del formador interno y póliza del seguro de accidentes de los participantes.
- [ ] CV / titulación del formador y guía didáctica o programa. Trátalos como buena praxis y soporte de la acción formativa: refuerzan que la formación fue real y ligada al puesto.
Si algo de este bloque falla, empieza por aquí: tienes el detalle ampliado en qué documentación exige FUNDAE para bonificar un curso.
Bloque 2 — Plazos de comunicación
La mayoría de bonificaciones que se caen no es por falta de formación, sino por una fecha incumplida. Verifica que cada grupo respetó los plazos:
- [ ] Inicio del grupo: comunicado como mínimo 2 días naturales antes del comienzo.
- [ ] Cancelación o cambio de fecha de fin / localidad: comunicado como mínimo 1 día natural antes de la fecha prevista de comienzo.
- [ ] Finalización: comunicada desde la fecha de fin y antes de presentar el boletín de cotización de diciembre.
- [ ] Aplicación de la bonificación (Sistema RED): realizada hasta el boletín de cotización de diciembre del año en curso.
- [ ] RLPT: se respetaron los 15 días hábiles para pronunciarse (+15 si hubo discrepancias).
- [ ] Alegaciones a un resultado no conforme: presentadas dentro de los 10 días desde la notificación electrónica.
Un apunte que evita sustos: el crédito no caduca el 30 de junio. Esa fecha es solo el plazo para que las empresas de menos de 50 trabajadores comuniquen la acumulación del crédito a los dos ejercicios siguientes. El consumo vence el 31 de diciembre.
Bloque 3 — Evidencia de asistencia o conexión por modalidad
La prueba de participación cambia según cómo se impartió. Revisa que la evidencia case con la modalidad declarada:
- [ ] Presencial: control de asistencia oficial, firmado por alumno y formador en cada jornada.
- [ ] Teleformación: la plataforma registra la trazabilidad de conexiones y tiempos de cada participante. Si la plataforma no guarda ese registro, prepara una declaración responsable para cuando la pidan los órganos de control.
- [ ] Aula virtual: se computa como presencial a efectos de control horario; confirma cómo aplica a tu modalidad concreta. No mezcles su evidencia con la de la teleformación pura.
Si tienes dudas sobre qué modalidad declaraste y qué prueba toca en cada una, lo desglosamos en aula virtual frente a teleformación en FUNDAE.
Bloque 4 — Trazabilidad de costes
Aquí el inspector compara lo que te bonificaste con lo que puedes demostrar. Revisa cada acción:
- [ ] Módulos económicos €/h por participante (formación bonificada, no acreditable): teleformación 7,50 €/h, presencial básica 9 €/h, presencial intermedia o avanzada 13 €/h. No puedes imputar un coste/hora por encima del módulo, aunque la factura sea más alta.
- [ ] Coste máximo bonificable: es siempre el menor de tres cifras: el crédito disponible, los costes realmente incurridos y el límite por módulo.
- [ ] Costes de organización (entidad externa): dentro de su límite sobre el coste total —20% (1-5 trabajadores), 15% (6-9) y 10% (10 o más).
- [ ] IVA: no imputado como coste bonificable (salvo entidades exentas o no sujetas).
- [ ] Costes salariales de los participantes: imputables por cada hora de formación en horario laboral. No se bonifican, pero acreditan tu cofinanciación.
- [ ] Cofinanciación por tramo de plantilla cubierta y documentada: 0% (1-5), 5% (6-9), 10% (10-49), 20% (50-249) y 40% (250 o más).
La tabla completa de qué entra y qué no, con sus topes, está en costes bonificables en FUNDAE: tabla práctica.
Bloque 5 — Contabilización (lo que más falla)
Es el punto donde más expedientes flaquean, porque se gestiona en otro departamento y nadie lo cruza con la formación. Revísalo con lupa:
- [ ] Cuenta contable separada o epígrafe específico bajo «formación profesional para el empleo», que recoja los gastos de ejecución y las bonificaciones aplicadas. Su incumplimiento puede ser objeto de sanción.
- [ ] Casilla correcta: la bonificación se aplica en el Sistema RED de la Seguridad Social, en la casilla 763 «Bonificación formación continua», y reduce la cuota a la Seguridad Social. Cuidado con un error muy extendido: no va en el modelo 111 (ese es el de retenciones de IRPF). Aquí hablamos de boletín de cotización y seguros sociales.
- [ ] Criterio prudente: registrar la bonificación como menor gasto de Seguridad Social (cuenta 642), no como un ingreso que infle la cifra de negocio.
- [ ] Costes internos: una memoria justificativa que correlacione cada importe imputado con su contabilización.
El paso a paso contable, con asientos, lo tienes en cómo contabilizar la bonificación de la formación FUNDAE.
Dos datos que cruzan los cinco bloques
Custodia: 4 años. Toda la documentación del expediente debe conservarse cuatro años desde la aplicación de la bonificación (Real Decreto 694/2017). Si te bonificaste un curso en 2026, esa carpeta tiene que poder abrirse intacta hasta 2030.
La comprobación puede ser documental o in situ. El SEPE, con su Unidad Especial de Inspección (Orden ESS/1221/2015), puede pedirte el expediente o presentarse durante el curso, sin previo aviso. Si la documentación no sostiene lo declarado, la consecuencia habitual es la devolución de la bonificación, más un posible recargo y sanción. Es la razón exacta por la que conviene autoauditarse antes. Si ya tienes un requerimiento, mira cómo defender una inspección de formación bonificada y los errores que hacen perder el crédito.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debería revisar mi expediente de formación bonificada?
Cada 6-12 meses como rutina de calidad. Quien gestiona la bonificada a diario deja de ver sus propios fallos, así que conviene que otro par de ojos —interno o externo— revise el expediente antes de que lo haga una comprobación del SEPE.
¿Cuántos años hay que conservar la documentación?
Cuatro años desde la aplicación de la bonificación, según el Real Decreto 694/2017. Durante ese plazo los órganos de control pueden pedir cualquier documento del expediente.
¿En qué casilla se aplica la bonificación?
En la casilla 763 «Bonificación formación continua» del Sistema RED de la Seguridad Social, que reduce la cuota a la Seguridad Social. No se aplica en el modelo 111, que corresponde a retenciones de IRPF.
¿Es obligatorio llevar una cuenta contable separada?
Sí. Debe existir una cuenta o epígrafe específico bajo «formación profesional para el empleo» para los gastos de ejecución y las bonificaciones aplicadas. No hacerlo puede ser objeto de sanción.
¿Cómo se demuestra la asistencia en teleformación?
Con los registros de conexión y tiempos que guarda la plataforma para cada participante. Si la plataforma no los conserva, se aporta una declaración responsable cuando lo soliciten los órganos de control.
¿Qué mira una inspección de formación bonificada?
Que la formación se hizo de verdad, que los participantes asistieron o se conectaron, que los costes están dentro de los módulos y bien justificados, y que la bonificación está correctamente contabilizada y comunicada en plazo.
¿Qué pasa si falta documentación?
Lo habitual es que esa acción se considere no justificada y haya que devolver el importe bonificado, con posible recargo y sanción. Por eso la autoauditoría previa es tan rentable.
¿Puedo autoauditarme yo o necesito a alguien externo?
Puedes empezar tú con este checklist. Pero el valor está en el segundo par de ojos: quien no gestionó el expediente detecta lo que el gestor habitual ya no ve. Interno o externo, lo importante es que no sea la misma persona.
Revisa hoy, sin esperar al requerimiento
La autoauditoría cuesta una mañana y evita el peor disgusto del sistema: devolver lo bonificado por un papel que faltaba.
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Fuentes: Real Decreto 694/2017 (BOE-A-2017-7769); Ley 30/2015 (BOE-A-2015-9734); Orden ESS/1221/2015, reguladora de la Unidad Especial de Inspección (boe.es); Real Decreto 1619/2012, de requisitos de facturación (BOE-A-2012-14696); Resolución anual del SEPE de módulos económicos para 2026 (BOE-A-2025-25790); Orientaciones de costes — FUNDAE. Plazos y documentos verificados con datos oficiales de FUNDAE.
Información general orientativa, no constituye asesoramiento individualizado; verifica tu caso con tu entidad organizadora.