Cuando tu empresa bonifica formación en los seguros sociales, el SEPE puede pedirte después que demuestres que ese curso existió, que tus trabajadores asistieron y que los costes estaban bien imputados. Si no tienes la documentación, te exigen devolver el dinero. Una entidad organizadora seria no te promete cero riesgo de inspección (eso no existe): te entrega la documentación lista para defenderte y minimiza el riesgo de devoluciones. Aquí tienes qué revisa exactamente este control de la formación bonificada, los errores que disparan un requerimiento y cómo blindarte.
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Quién inspecciona la formación bonificada y por qué
La formación bonificada (formación programada por las empresas) se financia con el crédito formativo que generas al cotizar cada mes por formación profesional en los seguros sociales, en torno al 0,7 % de la masa salarial bruta. Como es dinero público que tu empresa se descuenta de las cuotas, hay un control posterior.
De ese control se encargan, según el caso, el SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal), la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y la propia FUNDAE, que gestiona el sistema y verifica la documentación. No revisan todos los expedientes, pero sí lo hacen por muestreo y, sobre todo, cuando algo no cuadra: un curso comunicado fuera de plazo, costes desproporcionados o una acción que no parece bonificable.
La idea de fondo es simple: la bonificación se aplica primero (te la descuentas de las cuotas) y se comprueba después. Por eso lo que de verdad te protege no es «que no te toque», sino tener cada expediente documentado como si fueran a revisarlo mañana.
Fuente: marco de control de la formación programada. RD 694/2017; RD 1189/2025, de 26 de diciembre; Ley 30/2015 del Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral.
Qué documentación revisa una inspección de FUNDAE
Cuando llega un requerimiento, la inspección no improvisa: pide un conjunto concreto de documentos por cada acción formativa bonificada. Estas son las áreas que revisa.
1. Comunicaciones de inicio y de finalización
Cada acción formativa debe estar comunicada en el aplicativo de FUNDAE antes de empezar (mínimo 7 días naturales de antelación para la formación programada) y cerrada en plazo al finalizar. La inspección comprueba que esas comunicaciones existen, que se hicieron dentro de plazo y que coinciden con las fechas reales del curso.
2. Control de asistencia y de conexión
Para la formación presencial, se revisan los partes de asistencia firmados por participantes y tutor, día a día. Para la teleformación, no basta con decir que el alumno hizo el curso: la plataforma debe poder acreditar conexión y actividad real (accesos, tiempo de seguimiento, progreso). La teleformación sin rastro de conexión justificada es una de las causas más habituales de requerimiento.
3. Evaluación del aprendizaje
Debe constar que hubo una evaluación de cada participante (cuestionarios, pruebas o el mecanismo previsto en el diseño de la acción) y los diplomas o certificados de participación correspondientes. Un curso sin evaluación documentada es un curso difícil de defender.
4. Costes salariales imputados
Si imputaste las horas de formación en horario laboral como costes salariales (la vía habitual para cubrir la cofinanciación), la inspección revisa que esas horas son reales y coherentes: nóminas, horario del trabajador y horas de formación tienen que encajar. Imputar costes salariales por horas que no se sostienen es una bandera roja directa.
Conviene tener claro un detalle que mucha gente desconoce: los costes salariales también se imputan en teleformación, no solo en la presencial, siempre que las horas de formación se realicen dentro del horario laboral. El error contrario —creer que la teleformación no permite imputar salariales— hace que muchas empresas se queden sin la vía natural para cubrir su cofinanciación. La inspección, eso sí, cruzará esas horas con el registro de jornada y con el rastro de conexión en la plataforma: si un trabajador figura formándose 20 horas en horario laboral pero no hay conexión que lo respalde, el cuadre se cae.
5. Módulos económicos y límites de coste
El coste imputado por la formación no puede superar los módulos económicos máximos por hora y participante. La inspección comprueba que no te has pasado de esos topes:
| Modalidad | Coste máximo por hora y participante |
|---|---|
| Teleformación | 7,50 € |
| Presencial básica | 9 € |
| Presencial intermedia / avanzada | 13 € |
Fuente: módulos económicos de la formación bonificada (no certificado de profesionalidad). MCP es_fundae (limite_coste_accion); Resolución del SEPE de 25/11/2025 (BOE-A-2025-25790).
6. Cofinanciación privada según plantilla
A partir de cierto tamaño, la empresa debe aportar una parte del coste por su cuenta. La inspección verifica que esa cofinanciación privada obligatoria está justificada, normalmente vía costes salariales:
| Plantilla | Cofinanciación privada que aporta la empresa |
|---|---|
| 1-5 trabajadores | 0 % |
| 6-9 trabajadores | 5 % |
| 10-49 trabajadores | 10 % |
| 50-249 trabajadores | 20 % |
| 250 o más | 40 % |
Fuente: tramos de cofinanciación privada, sistema de formación programada. MCP es_fundae (calcular_cofinanciacion); RD 694/2017.
La inspección no se conforma con que digas que cofinancias: comprueba cómo lo justificas. Lo habitual es cubrir ese porcentaje con los costes salariales de las horas de formación en horario laboral, sin un desembolso adicional. Pero para que ese cuadre se sostenga ante una revisión, las horas imputadas tienen que ser reales, estar dentro de los módulos económicos y coincidir con el registro de jornada. Por eso la imputación de costes salariales y la justificación de la cofinanciación son, en la práctica, dos caras del mismo expediente: si una falla, la otra cae con ella.
Causas frecuentes de requerimiento y devolución
No hace falta cometer un fraude para acabar con un requerimiento. La mayoría de devoluciones nacen de descuidos perfectamente evitables. Estas son las más habituales.
| Error | Qué consecuencia tiene | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Comunicar el inicio fuera de plazo (menos de 7 días naturales antes) | El curso deja de ser bonificable; si ya lo bonificaste, hay que devolverlo | Planificar con margen y comunicar el inicio antes de la primera hora de clase |
| Teleformación sin conexión ni actividad justificada en plataforma | Se cuestiona que la formación se impartió realmente: requerimiento y posible devolución | Usar una plataforma que registre accesos, tiempo y progreso de cada participante |
| Costes salariales imputados que no cuadran con nóminas y horario | Bandera roja directa: revisión de toda la imputación y reintegro | Registrar desde el primer día quién se forma, cuántas horas y en qué horario |
| Superar los módulos económicos máximos (€/h por participante) | El exceso no es bonificable y debe devolverse | Calcular el coste dentro de los topes (7,50 / 9 / 13 €/h) antes de comunicar |
| No justificar la cofinanciación privada de tu tramo | Reintegro de la parte no cofinanciada | Reservar las horas laborales necesarias para cubrir tu % vía costes salariales |
| Bonificar formación que no es bonificable (PRL 20 h, reglada, obligaciones del titular) | Devolución y posible sanción | Verificar la elegibilidad de cada acción antes de comunicarla |
| No conservar la documentación del expediente | Imposible defenderse: si no puedes acreditarlo, se considera no justificado | Custodiar todo el expediente durante 4 años |
Fuente: causas habituales de requerimiento en la formación programada. RD 694/2017; project_eds_group_preventa_sistema.md; MCP es_fundae (get_gotchas_casuisticas, validar_elegibilidad_accion).
Cómo es un requerimiento real: los puntos que pide el SEPE
Cuando llega un requerimiento de verdad, no es una visita sorpresa a tu oficina: es un documento en la sede electrónica que te pide justificar una acción formativa concreta, punto por punto. En la práctica, el listado de lo que se solicita por cada grupo suele incluir:
- El boletín de cotización (RLC/B1) del periodo en que te bonificaste.
- El anexo de costes de la acción (directos, indirectos y de organización).
- El certificado de no haber recibido otra subvención por la misma formación (la no concurrencia de ayudas).
- Las facturas y su justificante de pago, con el tratamiento del IVA.
- La justificación de los costes salariales imputados (nóminas, convenio, coste/hora, plantilla media).
- Los controles de asistencia o de conexión, según la modalidad.
- Los diplomas o certificados de cada participante y la evaluación.
- El currículum del formador o tutor.
Un detalle que tranquiliza a quien lo vive por primera vez: muchos de esos puntos a menudo «no proceden» en tu caso concreto, y se contestan con un escrito breve explicando por qué. No hay que inventar un documento que no aplica; hay que saber decir, por escrito, «este punto no procede porque…». Saber qué pedir, qué aportar y qué declarar «no procedente» es buena parte del trabajo de defender un expediente.
Cuenta bien los plazos: 10 días hábiles desde la descarga
El requerimiento da un plazo para responder, normalmente 10 días hábiles. El matiz que cuesta caro: ese plazo se cuenta desde que descargas el documento en la sede, no desde que está disponible. Conviene anotar la fecha de descarga; el cómputo empieza el día siguiente y no cuenta sábados, domingos ni festivos nacionales. Apurar sin tener clara esa fecha es una de las formas más tontas de quedarte sin defender un expediente que estaba bien.
Cómo detecta FUNDAE las incoherencias sin pisar tu empresa
No hace falta que un técnico se presente para que salte una revisión. Existe un cruce automático de bases de datos entre Seguridad Social, FUNDAE y SEPE que detecta cosas como un autónomo declarado como trabajador por cuenta ajena, una persona formada que no figura en la cuenta de cotización del grupo, o formación imputada en jornada laboral que no cuadra con los registros de tesorería. Por eso la coherencia entre lo que declaras y lo que consta en otros registros no es un detalle estético: es lo primero que se cruza.
Dicho esto, conviene una nota de realismo: solo se revisa en torno al 10 % de los grupos, y los técnicos tienden a mirar a quien más formación gestiona (más dinero público en juego). Eso no es una invitación a relajarse —precisamente las empresas que hacen poca formación «bajan la guardia» y dejan de guardar controles—, pero sí ayuda a dimensionar el miedo: la inspección no es una certeza diaria, es un control por muestreo que premia tener cada expediente en orden.
Fuente: casuística real de requerimientos en la formación programada (cómputo de plazos, cruce de datos y muestreo). RD 694/2017; base de conocimiento interna verificada.
Lo que NO se puede bonificar (y dispara la inspección)
Vamos con la verdad por delante: el motivo más serio de un requerimiento no es un plazo, es haber bonificado formación que nunca fue bonificable. Muchos centros venden como bonificable casi cualquier curso, y eso es exactamente lo que mira el SEPE cuando revisa.
No se puede bonificar, entre otras:
- La PRL de 20 horas que es obligación del empresario (la imparte un servicio de prevención ajeno).
- La formación reglada (un máster oficial, FP o un grado): para eso existe otra vía, no la formación bonificada.
- Las obligaciones del titular de la actividad, como el manipulador de alimentos cuando corresponde al propio empresario.
Detectar esto antes de comunicar nada es la diferencia entre un plan formativo tranquilo y un reintegro con sanción. Por eso, en la primera revisión, lo primero que miramos es qué SÍ y qué NO entra.
Fuente: acciones no bonificables en formación programada. MCP es_fundae (validar_elegibilidad_accion); RD 694/2017.
Custodia de la documentación: la regla de los 4 años
Aunque hayas hecho todo bien, si no puedes demostrarlo, para la inspección es como si no lo hubieras hecho. La empresa está obligada a conservar toda la documentación de cada acción formativa durante 4 años, contados desde la finalización de la formación.
Eso incluye comunicaciones de inicio y fin, controles de asistencia y conexión, evaluaciones, diplomas, facturas, justificación de costes salariales y la trazabilidad de la cofinanciación. Una inspección puede llegar tiempo después de impartir el curso: tener ese expediente ordenado y accesible es, en la práctica, tu mejor defensa.
Fuente: obligación de custodia documental de la formación programada (4 años desde la finalización). RD 694/2017.
Tener toda la documentación no es lo mismo que estar protegido
Aquí está el matiz que separa un expediente que aguanta de uno que se cae: puedes tener cada papel en su sitio —controles de asistencia, recibís de material, diplomas, currículum del formador, informe de empresa, cierre de grupo— y aun así no estar protegido. Tener la documentación completa es necesario, pero no es suficiente.
Una inspección no revisa únicamente papeles: revisa la historia que esos papeles son capaces de contar. Lo que dispara un requerimiento muchas veces no es que falte un documento, sino que los documentos se contradicen entre sí: un horario declarado que no encaja con el registro de conexión, un aula comunicada que no coincide con dónde se impartió de verdad, unas horas de coste salarial que no cuadran con la nómina. Incoherencias, contradicciones y falta de conexión entre documentos pesan más que un cajón lleno de formularios bien firmados.
La regla práctica que resume todo el expediente es sencilla: decir lo que se hace y hacer lo que se dice. Si comunicas que el curso empieza un día, a una hora y en un sitio, la formación tiene que ocurrir ahí, ese día y a esa hora. Cuando lo declarado en el aplicativo y lo que pasó en realidad cuentan la misma historia, el expediente se defiende solo. Cuando no, tener «todos los papeles» no te salva.
Fuente: criterio de coherencia documental en la revisión de la formación programada. RD 694/2017; base de conocimiento interna verificada.
Cómo una entidad organizadora seria reduce el riesgo
No existe la formación bonificada «sin riesgo de inspección»: el control posterior forma parte del sistema. Lo que sí puede hacer una entidad organizadora seria es dejar cada expediente documentado y listo para una inspección, de modo que se minimice el riesgo de devoluciones.
En la práctica, eso significa:
- Filtrar la elegibilidad antes de comunicar. Decir con honestidad qué NO se puede bonificar evita el problema más grave en origen.
- Comunicar inicio y fin en plazo, sin improvisaciones de última hora.
- Plataforma con trazabilidad de conexión y actividad para la teleformación.
- Evaluación y diplomas de cada participante, archivados.
- Imputación de costes salariales y módulos económicos dentro de los límites, cuadrados con nóminas y horario.
- Cofinanciación justificada según el tramo de plantilla.
- Custodia ordenada del expediente completo durante los 4 años.
Hecho así, si un día llega un requerimiento, la respuesta es entregar una carpeta completa, no buscar a la desesperada papeles que nunca se guardaron.
Preguntas frecuentes
¿Quién inspecciona la formación bonificada?
El control lo realizan el SEPE, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y FUNDAE, que gestiona el sistema y verifica la documentación. No se revisan todos los expedientes, sino por muestreo y cuando hay indicios de que algo no cuadra (plazos, costes o acciones no bonificables).
¿Qué documentación piden en una inspección de FUNDAE?
Comunicaciones de inicio y fin en plazo, control de asistencia y de conexión (en teleformación), evaluaciones y diplomas, justificación de los costes salariales imputados, respeto de los módulos económicos y la cofinanciación privada justificada según la plantilla.
¿Cuántos años hay que guardar la documentación de la formación bonificada?
Cuatro años desde la finalización de la formación. Si llega una inspección después de ese plazo de impartición y no conservas el expediente, no podrás acreditar la formación y se considerará no justificada.
¿Qué pasa si la inspección detecta un error?
Según la gravedad, puede emitir un requerimiento pidiendo justificación adicional o exigir la devolución (reintegro) de la cantidad bonificada incorrectamente. Bonificar formación no bonificable puede acabar además en sanción.
¿Se puede tener cero riesgo de inspección?
No. El control posterior forma parte del sistema de formación bonificada y ninguna entidad puede garantizar que no te inspeccionen. Lo que sí se puede es tener la documentación lista para una inspección y minimizar el riesgo de devoluciones gestionando bien cada expediente.
¿Por qué es tan importante la teleformación con conexión justificada?
Porque, a diferencia de la presencial con partes firmados, en la teleformación la única forma de acreditar que el curso se impartió es el rastro de la plataforma: accesos, tiempo de seguimiento y progreso de cada participante. Sin ese registro, la inspección puede cuestionar que la formación existiera.
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Si quieres entender el sistema desde la base, empieza por la guía de formación bonificada para empresas 2026 y por los 5 errores que te hacen perder el crédito formativo.
Marco normativo: Real Decreto 694/2017, Ley 30/2015 y Resolución del SEPE de 25/11/2025 (BOE-A-2025-25790) para el ejercicio 2026. Los módulos económicos, los tramos de cofinanciación, los plazos de comunicación y la obligación de custodia de 4 años provienen del MCP es_fundae (scrape fundae.es 2026-04-24) y de la base de conocimiento interna verificada.