Proceso de gestión de archivos
Descripción
Objetivos generales del curso • Identificar los componentes del equipamiento del sistema de archivos (equipos informáticos, sistemas operativos, redes, elementos y contenedores de archivo). • Utilizar las prestaciones de los sistemas operativos y de archivo de uso habitual en el ámbito organizacional, creando y manteniendo una estructura organizada y útil a los objetivos de archivo planteados consiguiéndose su optimización. • Aplicar las técnicas de registro y archivo de la información, pública y/o privada, que faciliten el acceso, la seguridad y la confidencialidad de la documentación en soporte papel. • Ejecutar los procedimientos que garanticen la integridad, seguridad, disponibilidad y confidencialidad de la información. • Utilizar las prestaciones básicas y asistentes de aplicaciones informáticas de bases de datos para la obtención y presentación de información, creando las consultas, informes y otros objetos personalizados en función de unas necesidades propuestas.Objetivos especificos del curso
Describir la finalidad de organizar la información y los objetivos que se persiguen.
• Identificar los soportes de archivo y registro más utilizados en función de las
características de la información a almacenar.
• Explicar las técnicas de organización de información que se pueden aplicar en una
institución pública o privada.
• Diferenciar los sistemas de ordenación, clasificación y registro documental
habituales en las organizaciones.
• Identificar los elementos básicos (hardware y software) de un sistema en red
explicando sus características, funciones y asistentes de instalación.
• Identificar las distintas prestaciones de los sistemas operativos instalados,
explicando sus características y funciones básicas.
• Distinguir entre las distintas herramientas de optimización del sistema explicando
sus funciones.
• Diferenciar y utilizar los soportes de registro y archivo informático (disco fijo,
disquetes, CD-ROM, pendrive u otros), en función de sus características y del
volumen de información a tratar y la distribución de la misma.
• Describir los procedimientos generales de operación en un sistema en red.
• Identificar los aspectos básicos de la normativa sobre protección de datos y
conservación de documentos establecidos para las empresas e instituciones públicas
y privadas.
• Describir los distintos niveles de protección, seguridad y acceso a la información.
• Aplicar sistemas de seguridad, protección, confidencialidad y restricción de
información disponibles: en una aplicación, desde el sistema operativo, desde el
hardware.
• Detectar errores de procedimiento en el acceso y consulta a la información
confidencial.
• Identificar los distintos tipos de tablas en función de los datos recogidos, así como
las posibles relaciones entre las mismas.
• Identificar los distintos tipos de consultas explicando sus características y utilidad.
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Programa detallado
Unidad de aprendizaje 1. GESTIÓN DE ARCHIVOS, PÚBLICOS Y PRIVADOS
• Aplicación de técnicas de archivo documental
– Sistemas de clasificación y ordenación
– Finalidad y objetivos
– Índices de archivo: actualización
– Aplicación de manuales de ayuda
– Mejoras ante detección de problemas de organización
• Procedimiento de registro y posterior archivo – Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores
– Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital
• Procedimiento de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización,
conservación y custodia de la información archivada
• Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo:
– Configuración de objetos en sistemas operativos. Formas de operar
– Creación/nombramiento, copia y eliminación de archivos, carpetas, subcarpetas y
otras
• Técnicas de protección de accesos públicos y privados en archivos convencionales
e informáticos
– Niveles de protección: determinación
– Disposición de contraseñas y atributos de acceso
– Autorizaciones de acceso o consulta, detección de errores en el procedimiento
• Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información
– Normativa vigente de protección de datos y conservación de la documentación
– Copias de seguridad
Unidad de aprendizaje 2. OPTIMIZACIÓN BÁSICA DE UN SISTEMA DE ARCHIVO
ELECTRÓNICO
• Equipos informáticos: puesta en marcha, mantenimiento operativo y revisión
periódica que eviten anomalías de funcionamiento
– Elementos de hardware: Unidad Central de Proceso y Almacenamiento, equipos
periféricos, componentes físicos de redes locales, supervisión de conexiones
– Elementos de software: instalación y desinstalación, programas, aplicaciones
actualizadas y asistentes
– Equipos de reproducción
• Optimización de sistemas operativos monousuario, multiusuario, y en red
– Funciones y comandos básicos
– Herramientas básicas del sistema operativo
• Sistemas operativos en redes locales: configuración básica de un sistema de red,
actualización y acciones para compartir recursos.
• Aplicación de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativo:
programas de protección (Antivirus, firewire, antispam, otros).
• Medidas conservación e integridad de la información contenida en los archivos. Y
salvaguarda de los derechos de autor.
• Normas vigentes en materia de protección de datos y confidencialidad electrónica.
Unidad de aprendizaje 3. GESTIÓN BÁSICA DE INFORMACIÓN EN SISTEMAS
GESTORES DE BASES DE DATOS
• Bases de datos:
– Tipos y características
– Estructura
– Funciones
– Asistentes
– Organización
• Mantenimiento de información en aplicaciones de bases de datos: Introducción, ordenación, asistentes para formularios de introducción de información y actualización
de datos
– Creación de una base de datos
– Creación de una tabla
– Introducción y eliminación de datos
– Ordenación de datos
– Formularios
• Búsquedas de información en aplicaciones de bases de datos
– Filtros
– Consultas
– Asistentes para consultas y otras prestaciones
• Presentación de información en aplicaciones de bases de datos
– Informes
– Asistentes para informes
• Interrelaciones con otras aplicaciones.
• Aplicación de normas vigentes de seguridad y confidencialidad en el manejo de
datos.
– Disposiciones comunes a ficheros autorizados y no autorizados
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