La factura de un curso bonificado vía FUNDAE tiene que cumplir el reglamento de facturación (RD 1619/2012) y, sobre todo, desglosar los costes por tipo: costes directos, costes indirectos y costes de organización (los costes salariales van aparte). Una factura con solo «base imponible + total», sin ese desglose, FUNDAE la da por inválida en una comprobación. Y si el formador es externo, además debe identificar la acción formativa, el grupo, las fechas, las horas y los participantes. Aquí tienes los datos exactos que debe llevar y los errores que la tumban.
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Qué datos debe llevar la factura
Una factura de formación es, primero, una factura normal. Tiene que cumplir el reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Si falla aquí, ya no hay nada que hablar.
Datos que no pueden faltar:
- Número de factura (y serie, si la usas).
- Fecha de expedición.
- Razón social completa, NIF y domicilio del emisor y del destinatario. Los dos, no solo uno.
- Descripción de la operación con su base imponible.
- Tipo de IVA aplicado, indicado por separado.
- Cuota de IVA repercutida.
- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
Hasta aquí, lo de cualquier factura. El problema con FUNDAE casi nunca está en estos datos, sino en lo que viene después: el desglose de los costes. Es justo lo que la mayoría de facturas no traen y lo que una comprobación mira primero.
El desglose obligatorio por tipo de coste (el núcleo)
Esta es la parte que invalida más facturas. FUNDAE no acepta una factura que ponga solo «base imponible + total». Necesita ver a qué tipo de coste corresponde cada importe, porque cada tipo tiene sus límites y sus reglas.
Los costes de una acción formativa se ordenan en cuatro grupos:
| Tipo de coste | Qué incluye (ejemplos) |
|---|---|
| Costes directos | Honorarios del formador, materiales didácticos, alquiler de aula y equipos, amortización de medios |
| Costes indirectos | Luz, agua, limpieza, parte proporcional de costes de soporte de la formación |
| Costes de organización | Gestión y coordinación de la formación, seguimiento administrativo |
| Costes salariales | Salario de los trabajadores por las horas en las que se forman |
Los costes salariales van aparte, no dentro de la factura del proveedor: los aporta la propia empresa con sus nóminas y boletines de cotización. Cubren buena parte de la cofinanciación que la empresa debe poner de su lado.
La regla práctica es sencilla: la factura del curso debe permitir identificar qué parte es coste directo, qué parte es indirecto y qué parte es organización. Si todo va metido en una sola línea sin separar, en una comprobación esa factura no sirve para justificar la bonificación. Da igual que el curso se haya impartido de verdad: si el soporte económico no desglosa, el coste no queda justificado.
Una buena práctica (recomendación, no obligación): añadir al pie de la factura una línea con «Total factura X / importe a bonificar Y». Deja claro qué parte del coste se imputa al crédito de formación y evita malentendidos en la justificación.
Fuente: requisitos de facturación, RD 1619/2012. Justificación de costes de la formación programada, RD 694/2017.
Caso del formador externo
Cuando el curso lo imparte un proveedor externo (no la propia plantilla de la empresa), la factura por cada grupo formativo tiene que llevar más información de la habitual. No basta con «servicios de formación».
Debe incluir, además de los datos fiscales:
- Denominación de la acción formativa.
- Número de acción y número de grupo.
- Descripción del servicio prestado.
- Fechas de inicio y fin del grupo.
- Número de horas facturadas.
- Número de participantes.
Con estos datos, la factura «casa» con el resto de la documentación de la acción: comunicación de inicio, control de asistencia o de conexión, y comunicación de finalización. Una comprobación cruza la factura con esos papeles. Si las horas o los participantes no cuadran, salta la alarma. Tienes la lista completa en nuestra guía de documentación que exige FUNDAE para bonificar un curso.
Factura simplificada: cuándo se puede y cuándo evitarla
La factura simplificada (el antiguo «ticket») está permitida con carácter general hasta 400 €, y hasta 3.000 € con IVA incluido en algunos supuestos, cuando el destinatario es empresario o profesional (art. 7 del RD 1619/2012).
El problema es que la simplificada no exige todos los datos del destinatario. Y en formación bonificada esos datos hacen falta. Si la factura no identifica con claridad a tu empresa como destinataria y no permite el desglose de costes, te complica la justificación en lugar de facilitarla.
Recomendación: para un curso que vas a imputar al crédito de formación, pide siempre factura completa (ordinaria), aunque el importe entre dentro del umbral de la simplificada. El ahorro de papeleo del proveedor no compensa el riesgo de que una comprobación no acepte el justificante.
Teleformación: cada concepto, desglosado
En teleformación el soporte (la factura del servicio de plataforma) tiene que desglosar cada concepto del servicio prestado: la propia plataforma, la tutoría, el seguimiento, los contenidos.
La organización de la formación puede facturarse aparte o en el mismo soporte. Si va en el mismo soporte que el resto del servicio, hay que desglosarla igualmente: tiene que quedar claro qué parte corresponde a organización y qué parte al servicio de impartición online.
El motivo es el mismo de siempre: cada euro imputado al crédito necesita un concepto identificable detrás. En teleformación, además, la factura tiene que ser coherente con los registros de conexión y de actividad de la plataforma.
El IVA: por qué no suele ser bonificable
Por regla general, el IVA no es un coste imputable al crédito de formación. La empresa se lo deduce por la vía del IVA, no por la del crédito. Por eso lo que se imputa a la bonificación es la base imponible, no el total de la factura.
Hay una excepción: las entidades exentas o no sujetas a IVA, que no pueden deducirse el IVA soportado. En esos casos, el IVA soportado no deducible sí puede imputarse como coste. Para la inmensa mayoría de empresas que cotizan en régimen general, la regla práctica es la primera: se imputa la base imponible y el IVA se queda fuera del crédito.
Este es uno de los puntos donde más se confunde la contabilidad de la bonificación. Lo desarrollamos en cómo contabilizar la bonificación de formación FUNDAE.
Errores que invalidan la factura
Los fallos que más facturas tumban en una comprobación:
- Factura sin desglose por tipo de coste. Solo «base imponible + total». Es el error número uno: el coste no queda justificado.
- Falta el NIF o el domicilio de una de las partes. Reglamento de facturación incumplido.
- Factura simplificada cuando hacía falta la completa. No identifica bien al destinatario ni permite el desglose.
- Factura de formador externo sin acción, grupo, fechas, horas o participantes. No casa con el resto de la documentación.
- Imputar el IVA al crédito cuando la empresa puede deducírselo. Solo va la base imponible.
- Teleformación facturada en bloque, sin separar plataforma, tutoría y organización.
- Horas o participantes que no cuadran con la comunicación de inicio y de finalización.
Cualquiera de estos puntos puede convertir una bonificación correcta en una devolución. Tienes el repaso completo en errores que hacen perder el crédito de formación y en cómo prepararte para una inspección de formación bonificada.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos mínimos debe llevar la factura de un curso bonificado?
Los del reglamento de facturación (RD 1619/2012): número y serie, fecha de expedición, razón social, NIF y domicilio de emisor y destinatario, descripción con base imponible, tipo de IVA por separado y cuota de IVA repercutida. Y, además, el desglose de los costes por tipo. Sin ese desglose, FUNDAE no la admite en una comprobación.
¿Por qué hay que desglosar los costes por tipo?
Porque cada tipo de coste (directo, indirecto, de organización) tiene sus límites y reglas de imputación. Una factura con solo «base imponible + total» no permite saber qué parte corresponde a cada uno, así que el coste no queda justificado. Los costes salariales van aparte, con las nóminas y los boletines de cotización de la empresa.
¿Vale una factura simplificada para bonificar un curso?
Está permitida hasta 400 € (y hasta 3.000 € con IVA incluido en algunos supuestos) cuando el destinatario es empresario o profesional. Pero la simplificada no exige todos los datos del destinatario y complica la justificación. Para un curso que vas a imputar al crédito, pide siempre factura completa.
¿Qué tiene que llevar la factura de un formador externo?
Además de los datos fiscales, la denominación de la acción formativa, el número de acción y de grupo, la descripción del servicio, las fechas de inicio y fin, el número de horas facturadas y el número de participantes. Así la factura cuadra con la comunicación de inicio, el control de asistencia y la comunicación de finalización.
¿El IVA se puede imputar al crédito de formación?
Por regla general, no: la empresa se lo deduce por la vía del IVA, así que al crédito solo se imputa la base imponible. La excepción son las entidades exentas o no sujetas, que no pueden deducir el IVA soportado: en ese caso, el IVA soportado no deducible sí puede imputarse como coste.
¿Cómo debe facturarse la teleformación?
El soporte debe desglosar cada concepto del servicio: plataforma, tutoría, seguimiento y contenidos. La organización puede ir aparte o en el mismo soporte, pero si va junta hay que desglosarla. Además, la factura tiene que ser coherente con los registros de conexión y actividad de la plataforma.
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Fuentes: Real Decreto 1619/2012 (reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación), art. 7 sobre factura simplificada. Real Decreto 694/2017, regulador del sistema de formación profesional para el empleo. Información orientativa; no sustituye al asesoramiento sobre tu caso concreto.