Módulo 1. Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección

Unidad didáctica 1. La asistencia A la dirección en los procesos de información y comunicación de las organizaciones

• La empresa y su organización
• Concepto y fines de la empresa
• La organización empresarial
• La dirección en la empresa.
• Temperamento
• Relaciones de interacción entre dirección y la asistencia a la dirección
• Funciones del servicio del secretariado

Unidad didáctica 2. El proceso de la comunicación

• El proceso de la comunicación
• La comunicación en la empresa. Su importancia

Unidad didáctica 3. Comunicaciones presenciales

• Formas de comunicación oral en la empresa -conversaciones, reuniones, tertulias, debates, mesas redondas, conversaciones telefónicas, entrevistas, discursos o exposiciones-
• Precisión y claridad en el lenguaje
• Elementos de comunicación oral. La comunicación efectiva.
• La conducción del diálogo
• La comunicación no verbal. Funciones.-
• La imagen corporativa de la organización en las comunicaciones presenciales

Unidad didáctica 4. El protocolo social

• Normas generales de comportamiento: Saber ser -naturalidad, talante, tacto, sentido del humor, autocontrol-. Saber estar -cortesía, buenos modales en la mesa, sonrisa, el tratamiento-. Saber funcionar -rigor, puntualidad, expresión verbal, conversación-
• Presentaciones y saludos
• Aplicación de técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las presentaciones. Cortesía y puntualidad
• Utilización de técnicas de imagen personal. -Indumentaria, elegancia y movimientos-

Unidad didáctica 5. Comunicaciones no prsenciales

• Normas generales
• Herramientas para la corrección de textos: Diccionarios, gramáticas, diccionarios de sinónimos y antónimos y correcciones informáticas
• Normas específicas
• La correspondencia: Su importancia
• Comunicaciones urgentes
• El fax. Utilización y formatos de redacción
• El correo electrónico
• Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones escritas. Prestigio inherente
• Instrumentos de comunicación interna en una organización: Buzón de sugerencias, tablones de anuncios, avisos y notas internas
• Las reclamaciones. Cómo atenderlas y cómo efectuarlas.
• Legislación vigente sobre protección de datos

Unidad didáctica 6. Comunicación telefónica

• Proceso
• Partes intervinientes. Tipos de interlocutores. Tratamiento adecuado
• Prestaciones habituales para las empresas
• Medios y equipos
• Componentes de la atención telefónica: Actitud física, voz, timbre, tono, ritmo, articulación, elocución, silencios, sonrisa
• Realización de llamadas efectivas.
• Recogida y transmisión de mensajes
• Filtrado de llamadas
• Gestión de llamadas simultáneas
• Gestión de llamadas simultáneas
• Tratamiento de distintas categorías de llamadas
• El protocolo telefónico
• Videoconferencia, faq -preguntas de uso frecuente puf-, foros -de mensajes, de opinión, de discusión-, sms -servicio de mensajes cortos para móviles-, grupos de noticias -comunicación a través de Internet-
• Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones telemáticas

Unidad didáctica 7. Técnicas y habilidades en el tratamiento de conflictos

• El conflicto como problema en la empresa
• Funciones del conflicto
• Causas de los conflictos
• Tipos de conflictos. En función
• Agresividad humana y conflicto
• Resolución de conflictos
• Factores determinantes en la resolución de conflictos
• Relación previa entre las partes
• Naturaleza del conflicto
• Características de las partes
• Estimaciones de éxito
• Prevención de conflictos
• Desarrollo de habilidades sociales para la resolución de conflictos -empatía, asertividad, escucha activa, influencia, liderazgo, canalización del cambio y diálogo-.

Módulo 2. Gestión de reuniones, viajes y eventos

Unidad formativa 1. Gestión del tiempo, recursos e instalaciones del asistente A la dirección

Unidad didáctica 1. La organización y planificación del trabajo

• Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad
• Medios y métodos de trabajo
• La planificación como hábito
• Priorización
• Organización
• Delegación
• Control y ajuste. El control del tiempo
• La calidad en los trabajos de secretariado
• Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: Iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación
• Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: Asertividad, comunicación y negociación
• El puesto de trabajo de la secretaria: El despacho, el mobiliario de oficina, el – escritorio, las herramientas de trabajo -ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo -papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios
• La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras – dependencias de la organización
• Prevención de riesgos laborales

Unidad didáctica 2. Procesos y procedimientos del tratamiento de la información en la empresa.2. El archivo

• Flujo documental en la empresa
• Clasificación de los documentos
• Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo
• El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso. -Inclusiones, extracciones y expurgo-
• Gestión documental informática -“oficina sin papeles”-
• Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos

Unidad didáctica 3. La agenda

• Tipos de agenda
• Secciones de la agenda
• Gestión de agendas

Unidad formativa 2. Organización de reuniones y eventos

Unidad didáctica 1. Organización de reuniones

• Tipos de reuniones
• Planificación de las reuniones
• Preparación de las reuniones
• Preparación de las reuniones
• Preparación de las reuniones
• Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas
• El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. -Duración, pausas, – almuerzo y otros)
• Tipología y funciones de los participantes en una reunión. -Dirección, – secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-
• El papel de la secretaria el día de la reunión. -Preparar, comprobar, – atender-
• La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión

Unidad didáctica 2. La negociación

• Elaboración de un plan de negociación
• Tipos o niveles
• Participantes
• Fases de la negociación
• Recursos psicológicos en la negociación
• Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.
• Los presupuestos y contratos

Unidad didáctica 3. Organización de eventos

• Objetivos
• Presupuesto
• Tipos de eventos atendiendo a su ámbito
• Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.
• Listado de comprobaciones
• El papel de la secretaria el día del evento -Preparar, comprobar, atender-
• Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado
• Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado
• Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos
• Documentos de cobro y pago

Unidad didáctica 4. El protocolo empresarial

• Tratamientos dentro de la empresa
• Recepción de las visitas
• El restaurante como parte de la oficina
• Rd.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado
• El regalo en la empresa.
• La etiqueta en hombres y mujeres
• Ubicación correcta de los símbolos
• La imagen y la empresa

Unidad formativa 3. UF03226 organización de viajes nacionales e internacionales

Unidad didáctica 1. Servicios y productos de las agencias de viajes

• Condiciones de la contratación de un servicio
• Seguros de viaje, médicos y de automóviles
• Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales
• Medios de realización: Internet, teléfono y otros
• Derechos del viajero
• Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas
• Características y funciones de organismos oficiales

Unidad didáctica 2. Organización del viaje

• Objetivos del viaje
• Presupuesto
• Lista de comprobación y confirmación
• Documentación necesaria anterior al viaje
• Gestión de las necesidades del país o países que se visiten.
• Itinerarios
• Medios de transporte
• Métodos para el alquiler de vehículos. Normativa al respecto
• Visitas turísticas
• Información cultural y genérica

Unidad didáctica 3. Planificación del viaje

• Medios de locomoción
• Horarios
• Reservas de transporte
• Alojamientos y tipos de pensión.
• Medios de cobro y pago
• Intérpretes
• Servicios especiales-sala de reuniones, fax, secretario, despachos, salas – audiovisuales-
• Documentación y preparación de las jornadas de trabajo
• La oficina móvil
• La agenda de reuniones

Unidad didáctica 4. Documentación posterior al viaje

• Informes económicos
• Justificantes
• Notas de entrega
• Albaranes
• Facturas pro-forma
• Facturas definitivas
• Seguimiento de acuerdos
• Evaluación y análisis de resultados
• Archivo
• Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales

Unidad didáctica 5. Protocolo nacional e internacional y usos sociales

• Invitaciones en España y en el extranjero
• Forma y contestación de las invitaciones
• Obligaciones con los visitantes
• Protocolo y comunicación en países de religión musulmana
• Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica
• Protocolo y comunicación en diversos países
• Diplomacia en la Unión Europea
• Decálogo del protocolo empresarial internacional

Módulo 3. Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo

Unidad formativa 1. Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto

Unidad didáctica 1. Recopilación de la información con procesadores de texto.

• Metodologías de búsqueda de información
• Identificación de fuentes de información especializada: Sitios Web, institucionales, páginas personales, foros y grupos de noticias
• La recuperación de la información
• Selección, discriminación y valoración de la información.
• Búsqueda de documentos
• Ética y legalidad
• Presentación de información con tablas
• Gestión de archivos y bancos de datos
• Grabación de archivos en distintos formatos
• Protección de archivos
• Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

Unidad didáctica 2. Mecanografía. Técnicas específicas para el asistente A la dirección

• Composición del teclado
• La técnica dactilográfica
• Configuración del teclado
• La trascripción de textos. -Fórmulas, jergas, idiomas y galimatías-
• Ergonomía postural -posición del cuerpo, brazos, muñecas y manos-
• El dictado. La toma de notas

Unidad didáctica 3. Tratamiento de la información con procesadores de texto

• El aspecto de los caracteres
• El aspecto de un párrafo
• Formato del documento
• Aplicación de manuales de estilo
• Edición de textos
• Inserción en ediciones de texto
• Documentos profesionales
• Creación de formularios
• Combinación de diferentes documentos de correspondencia
• Comparación y control de documentos
• Impresión de textos
• Inter-operaciones entre aplicaciones

Unidad formativa 2. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica en documentos

Unidad didáctica 1. Organización y operaciones con hojas de cálculo

• Libro de trabajo y hoja de cálculo
• Tipos de datos: Rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas
• Diseño de hojas de cálculo.
• Fórmulas y funciones
• Edición de hojas de cálculo.
• Instalación personalizada de una hoja de cálculo
• Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y Web incluidos-
• Impresión de hojas de cálculo
• Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

Unidad didáctica 2. Técnicas de representación gráfica en documentos

• Representaciones gráficas
• Elaboración -legibilidad, representatividad, vistosidad-
• Gráficos
• Elaboración de organigramas, diagramas y mapas
• Tablas
• Procedimientos de integración de representaciones gráficas en documentos
• Impresión de gráficos.
• Inter-operaciones entre aplicaciones

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