Una entidad organizadora de teleformación comunicó cerca de 952.000 € de costes de formación. Solo 170.000 € eran justificables. La diferencia, unos 782.000 €, se trató como cantidad indebidamente bonificada, con una sanción firme en grado máximo de 187.515 €. El error no fue el margen: fue no poder justificar el coste real con facturas. Esto es lo que importa antes de delegar tu crédito de formación. (Cifras según el caso que relata el especialista; anonimizado.)
Calcula primero lo tuyo. Antes de seguir, mira cuánto crédito de formación genera tu empresa este año con la calculadora de crédito. Es la base para entender de qué hablamos.
Qué pasó: 952.000 € comunicados, 170.000 € justificables
El caso, tal y como lo relata el especialista, es el de una entidad organizadora de teleformación. Actuaba a la vez como organizadora y como formadora. Organizó del orden de 2.244 cursos para unas 2.244 microempresas distintas.
La mayoría eran empresas de 1 a 5 trabajadores. Cada una con un crédito de formación pequeño, del orden del mínimo de 420 € que la normativa garantiza a las microempresas. (Ese mínimo de 420 € es un derecho de la pequeña empresa; lo explicamos en el crédito mínimo de 420 €.)
Sumando todas esas operaciones, la entidad comunicó cerca de 952.000 € de costes de formación. Cuando la Inspección revisó la documentación, solo unos 170.000 € resultaban justificables. La diferencia, unos 782.000 €, se trató como cantidad indebidamente bonificada.
El resultado fue una sanción firme en grado máximo de 187.515 €. No es teoría legal. Es una resolución que el especialista cita como aviso para todo el sector.
Por qué la entidad organizadora es la figura más expuesta
Cuando una empresa programa su formación, puede encomendar la organización a una entidad externa. Esa entidad asume el papel de organizadora: comunica las acciones, gestiona la documentación y responde por la justificación de los costes.
Aquí está la clave. La empresa cliente aporta a sus trabajadores y, en general, actúa de buena fe. La organizadora es quien firma, quien comunica y quien debe demostrar que el dinero se gastó de verdad. Por eso es la figura más expuesta ante una inspección.
El problema del caso no fue cobrar por organizar. Cobrar un coste de organización es legal y tiene topes claros por tamaño de plantilla:
| Plantilla de la empresa | Tope coste de organización (entidad externa) |
|---|---|
| 1 a 5 trabajadores | hasta el 20 % del coste total |
| 6 a 9 trabajadores | hasta el 15 % del coste total |
| 10 o más trabajadores | hasta el 10 % del coste total |
| Costes indirectos | hasta el 10 % del coste total |
Fuente: RD 694/2017 (BOE-A-2017-7769) y Orientaciones de Costes de FUNDAE.
El margen, dentro de esos límites, no es el delito. El delito es comunicar costes que después no puedes justificar. Si quieres el detalle de qué partidas entran y cuáles no, lo tienes en costes bonificables: tabla práctica.
El módulo es un techo, no un cheque
Esta es la lección que más confusión genera. El módulo económico (por ejemplo, los euros por hora y participante en teleformación) es un límite máximo, no una cantidad fija que cobras por curso.
Dicho claro: el módulo te dice cuánto puedes bonificar como tope. No te autoriza a comunicar esa cifra sin más. Tienes que justificar el coste realmente incurrido, con facturas y con justificantes de pago.
La normativa vigente exige justificar el coste real. No basta con aplicar el módulo y declarar el máximo. Si comunicas 952.000 € y solo puedes documentar 170.000 €, los otros 782.000 € no existen para FUNDAE: son cantidad indebidamente bonificada.
La justificación tiene reglas concretas:
- Los gastos y las bonificaciones se anotan en una cuenta o epígrafe separado llamado «formación profesional para el empleo».
- Cada coste necesita factura y justificante de pago.
- La documentación se custodia 4 años.
Fuente: RD 694/2017 (BOE-A-2017-7769) y criterios de justificación de FUNDAE.
Si esto te suena a burocracia evitable, es justo lo contrario: es tu defensa. La carpeta bien hecha es lo que separa una inspección rutinaria de una sanción. Lo desarrollamos en la documentación que pide FUNDAE ante inspección y en el desglose obligatorio de la factura del curso.
Qué mira una inspección (y qué la tumba)
La revisión no busca el margen. Busca la realidad del gasto. Lo que tumba un expediente es el falseamiento: comunicar horas que no se impartieron, facturas que no responden a un servicio real o costes inflados sin soporte.
El régimen sancionador está en la LISOS (RD Legislativo 5/2000, BOE-A-2000-15060). Sus dos piezas clave:
- Artículo 16: califica como infracción muy grave el falseamiento de documentos o la simulación de la ejecución de la formación para obtener bonificaciones indebidas.
- Artículo 46: añade sanciones accesorias. Pérdida de las bonificaciones, devolución de lo indebidamente bonificado y exclusión de ayudas durante 2 años (5 años en los casos muy graves).
Las sanciones se gradúan en mínimo, medio y máximo. En el caso que relata el especialista, la sanción fue firme y en grado máximo. Para preparar el escenario contrario, una inspección con la carpeta en regla, te servirá defensa ante inspección FUNDAE/SEPE 2026.
El riesgo de arrastre: por qué importa con quién firmas
Aquí hay un matiz importante y honesto. Cuando una organizadora declara mal, existe un riesgo de arrastre sobre las empresas clientes. La LISOS (art. 46) obliga a devolver lo indebidamente bonificado, y FUNDAE puede minorar el crédito que no quede justificado.
Ese riesgo existe en el sistema. Es real. Por eso conviene conocerlo antes de delegar.
Ahora bien, no hay que exagerarlo. La jurisprudencia reciente tiende a proteger a la empresa cliente de buena fe. En casos como el que relata el especialista, a las microempresas clientes se las consideró, en la práctica, meros instrumentos: la responsabilidad recayó en la entidad organizadora, que era quien comunicaba y quien debía justificar.
La conclusión no es «no delegues». Es: delega en quien justifica. El riesgo de arrastre se neutraliza eligiendo bien a la organizadora, no renunciando a tu crédito de formación. Si dudas entre figuras, compara en entidad organizadora vs gestor externo.
Cómo elegir (o ser) una organizadora que sí justifica
Si vas a encomendar la organización de tu formación, haz tres preguntas antes de firmar:
- ¿Justificas el coste real con facturas? Si la respuesta es «el módulo lo cubre», mala señal. El módulo es un techo, no un cheque.
- ¿Llevas la contabilidad de la formación en epígrafe separado y la custodias 4 años? Es lo que pedirá una inspección.
- ¿Qué partidas vas a comunicar y con qué soporte? Una organizadora seria te enseña la carpeta antes, no después del requerimiento.
Y una más, de fondo: una entidad que te promete bonificarlo «todo» sin mirar tu caso está mirando su margen, no tu defensa. Lo que protege a tu empresa es lo contrario: decir qué se puede justificar y qué no. Si te interesa el papel de organizadora desde dentro, lo detallamos en cómo ser entidad organizadora FUNDAE.
En Forma Pro 360 SL trabajamos con la verdad por delante: el crédito de formación que tu empresa genera es bonificable hasta el 100 % de la cuota dentro de lo que la ley permite justificar, ni un euro más. Ese límite no es una pega: es lo que te mantiene fuera de un expediente.
Preguntas frecuentes
¿La empresa cliente devuelve el dinero si su organizadora declara mal?
El riesgo existe en el sistema: la LISOS obliga a devolver lo indebidamente bonificado y FUNDAE puede minorar el crédito no justificado. Pero la jurisprudencia reciente protege a la empresa cliente de buena fe, situando la responsabilidad en la entidad organizadora que comunicó y debía justificar.
¿El módulo económico es lo que cobro por cada curso?
No. El módulo económico es un techo, un límite máximo bonificable por hora y participante. Debes justificar el coste realmente incurrido con facturas y justificantes de pago. Comunicar el módulo sin soporte documental es lo que tumbó el caso de la sanción.
¿Cuánto puede cobrar una entidad externa por organizar la formación?
Hay topes por tamaño de plantilla: hasta el 20 % en empresas de 1 a 5 trabajadores, el 15 % de 6 a 9, y el 10 % a partir de 10 trabajadores. Los costes indirectos no pueden superar el 10 % del coste total. Fuente: RD 694/2017.
¿Por qué la entidad organizadora es la más expuesta a una sanción?
Porque es quien comunica las acciones, gestiona la documentación y responde por la justificación de los costes. La empresa cliente aporta a sus trabajadores; la organizadora firma y debe demostrar que el gasto fue real. Ante una inspección, esa carga recae sobre ella.
¿Qué tipo de infracción se sanciona con más dureza?
El falseamiento de documentos y la simulación de la ejecución de la formación para obtener bonificaciones indebidas. La LISOS (art. 16) lo califica como infracción muy grave, con sanciones accesorias del art. 46: devolución, pérdida de bonificaciones y exclusión de ayudas hasta 5 años.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de la formación?
Cuatro años. Los gastos y las bonificaciones deben anotarse en un epígrafe contable separado («formación profesional para el empleo»), con factura y justificante de pago por cada coste. Es la documentación que una inspección revisa.
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Fuentes citadas: Ley 30/2015 (BOE-A-2015-9734), RD 694/2017 (BOE-A-2017-7769), LISOS RD Legislativo 5/2000 (BOE-A-2000-15060), Orientaciones de Costes de FUNDAE. Las cifras del caso (952.000 € comunicados, 170.000 € justificables, 782.000 € de diferencia, sanción de 187.515 €, 2.244 microempresas) se citan según el caso que relata el especialista, de forma anonimizada, y no constituyen tarifa ni dato propio de Forma Pro 360 SL.
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