El aplicativo de Formación Programada reúne en la sección de actividad un informe, el Resumen de Actividad, que funciona como autoauditoría de cierre: no te cuesta nada abrirlo, ya lo pagas con la cuota de formación. Antes de cerrar el ejercicio (el consumo vence el 31 de diciembre, no el 30 de junio), conviene repasar sus 9 avisos: desde «crédito dispuesto mayor al asignado» hasta cofinanciación, reservas decaídas o representación de los trabajadores. Aquí tienes el recorrido, alerta por alerta.
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El cierre se juega el 31 de diciembre, no el 30 de junio
Si llevas tiempo en el aplicativo, ya lo sabes, pero conviene fijarlo porque es donde más se confunden los clientes que llegan de otra gestoría: el crédito no caduca el 30 de junio. El 30 de junio es el plazo para que las empresas de menos de 50 trabajadores comuniquen la acumulación del crédito a los dos ejercicios siguientes. El consumo del crédito del ejercicio vence el 31 de diciembre.
Esa distinción cambia tu calendario de auditoría. La punta real de trabajo no es junio: es el tramo de septiembre a diciembre, cuando hay que apurar el crédito disponible y revisar a las empresas de 50 o más trabajadores, que pierden de forma automática las reservas de más de dos años al cierre. Si no las miras a tiempo, decaen solas. Lo desarrollamos en qué pasa con el crédito no usado a 31 de diciembre.
La autoauditoría que ya tienes dentro de la aplicación FUNDAE
No necesitas montar un Excel paralelo. La propia Aplicación de Formación Programada (empresas.fundae.es) reúne en su sección de actividad los avisos de cada empresa que gestionas: el informe Resumen de Actividad. Es lo más parecido a una auditoría de cierre que tienes a un clic, y muchos gestores no lo abren en todo el año.
A esto se suma un punto ciego clásico: tras el volcado de datos definitivos —un sábado de abril— aparecen mensajes en el buzón del aplicativo que casi nadie revisa. Ahí es donde se entera uno de que una reserva decayó o de que el crédito definitivo bajó. Si te pilla de nuevas, repasa por qué FUNDAE cambia tu crédito en abril y qué mensajes salen en el buzón. La rutina sana: entrar empresa por empresa (o por grupo) y leer cada alerta como lo que es, una tarea pendiente con fecha.
Las 9 alertas, una por una
La redacción exacta de cada aviso puede cambiar de una pantalla a otra; lo que no cambia es lo que significa cada uno y qué hacer antes del cierre.
Crédito dispuesto mayor al asignado
Es el aviso que más caro sale si lo ignoras. Significa que has bonificado más crédito del que el dato definitivo te asigna. Ocurre de forma natural: vas bonificando sobre la cifra provisional y, en el volcado de abril, el crédito definitivo baja.
La solución es una devolución voluntaria del exceso, con razón social, CIF y número de expediente, una vez que se refleje en los datos económicos. Matiz clave: la bonificación tarda dos o tres meses en reflejarse por el desfase con la TGSS, así que no devuelvas nada antes de ver el dato reflejado.
Hecha a tiempo y de forma voluntaria, la devolución no lleva recargo. El recargo —y, en su caso, la sanción— solo entra si ignoras el aviso y te lo acaban reclamando, momento en el que se aplica el régimen de recargos de la TGSS. No es cierto que disponer de más crédito del asignado lleve recargo siempre: lo lleva si no actúas.
Incumplimiento de cofinanciación privada
La empresa tiene que aportar un porcentaje de la formación por encima del crédito, en función de su plantilla. Si el aplicativo te marca incumplimiento, repásalo antes de cerrar: el tramo cambia el porcentaje exigido.
| Plantilla media | Cofinanciación privada exigida |
|---|---|
| 1 a 5 trabajadores | 0 % |
| 6 a 9 trabajadores | 5 % |
| 10 a 49 trabajadores | 10 % |
| 50 a 249 trabajadores | 20 % |
| 250 o más trabajadores | 40 % |
No confundas esta cofinanciación con el porcentaje del coste que puedes bonificar (otro tema distinto). Aquí hablamos de la aportación privada de la empresa. Cómo se documenta y cómo se cubre con horas laborales lo tienes en qué es la cofinanciación y cómo cumplirla.
Reserva de crédito no efectiva
Marcaste la reserva siendo una empresa de menos de 50 trabajadores y el dato definitivo te subió a 50 o más. La reserva queda sin efecto, porque la acumulación está limitada por norma a empresas de menos de 50. Consecuencia práctica: el crédito que pensabas guardar para el año siguiente solo lo puedes consumir dentro del ejercicio, antes del 31 de diciembre.
Empresas con crédito disponible
El aviso útil para apurar el cierre: te dice qué empresas aún tienen crédito sin consumir. Es tu lista de prioridades de aquí a diciembre, empezando por las de 50 o más trabajadores con reservas a punto de decaer.
Discrepancia en la declaración de RLT / RLPT
Si la empresa declaró que no existe representación legal de los trabajadores y el dato cruzado no cuadra, el aplicativo lo señala. Conviene resolverlo antes del cierre, porque la información a la representación de los trabajadores es de los puntos que mira la inspección. Ahí enlaza con cómo defender el expediente: inspección de la formación bonificada, defensa 2026.
Datos de cuota y plantilla, y cuentas de otras empresas
Mientras la TGSS no valide la cuota y la plantilla, el cálculo de crédito de esa empresa está en el aire: es un aviso de «dato pendiente», no un error. En la misma línea, el aplicativo señala cuentas de cotización que pertenecen a otra empresa dentro de tu ámbito de gestión. Ambos hay que depurarlos para que el crédito se calcule sobre la base correcta.
Grupos y plazos próximos
Si gestionas un grupo de empresas, el panel también recoge avisos de calendario: grupos con comunicación de inicio próxima, empresas sin grupos finalizados, y cambios de elegibilidad para la reserva. Son las fechas que no puedes dejar pasar.
Hay además avisos que bloquean operativa: empresas bloqueadas por no haber cotizado por formación profesional el ejercicio anterior, empresas con la autorización retirada, y grupos a los que el SEPE ha solicitado documentación. Cada uno tiene su procedimiento; lo importante es no descubrirlos en diciembre.
Lo que el panel no te va a salvar
Una gestora con 15 años en FUNDAE contaba cómo en un solo ejercicio sus empresas dejaron escapar centenares de miles de euros: las de 50 o más trabajadores dejaron decaer reservas de más de dos años porque nadie miró las alertas a tiempo. El informe estaba ahí. El fallo no fue del aplicativo.
Y una última honestidad, que es la marca de la casa: el panel te ayuda a ordenar lo que sí entra en el crédito, no a colar lo que no. La PRL no entra en el crédito de formación —es un deber de seguridad del empresario, no desarrollo profesional del trabajador—, igual que la formación reglada o la vigilancia de la salud. Si una acción no debía bonificarse, ninguna alerta verde la salva en una comprobación.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se llama la pantalla de alertas en la aplicación FUNDAE?
Es el informe Resumen de Actividad, dentro de la sección de actividad de la Aplicación de Formación Programada (empresas.fundae.es). Reúne los avisos de cada empresa que gestionas: crédito, cofinanciación, reservas, representación de los trabajadores y plazos de grupos. Es la vista más cercana a una auditoría de cierre que tienes sin salir de la aplicación.
¿El crédito de formación caduca el 30 de junio?
No. El 30 de junio es el plazo para que las empresas de menos de 50 trabajadores comuniquen la acumulación del crédito a los dos ejercicios siguientes. El consumo del crédito del ejercicio vence el 31 de diciembre. Son dos fechas distintas que conviene no mezclar al planificar el cierre.
Tengo «crédito dispuesto mayor al asignado»: ¿me van a sancionar?
No por sí solo. Significa que bonificaste más de lo que el dato definitivo te asigna, normalmente porque fuiste bonificando sobre la cifra provisional. La solución es una devolución voluntaria del exceso una vez reflejado en los datos económicos. Hecha a tiempo y de forma voluntaria, no lleva recargo. El recargo solo entra si lo ignoras y te lo reclaman.
¿Cuándo debo hacer la devolución voluntaria del exceso?
Cuando el exceso esté reflejado en los datos económicos del aplicativo, no antes. La bonificación tarda dos o tres meses en aparecer por el desfase con la TGSS. Si devuelves sobre una cifra que aún no se ha actualizado, puedes equivocarte en el importe. Espera al reflejo, identifica el exceso con razón social, CIF y número de expediente, y tramítalo.
¿Qué cofinanciación privada tengo que aportar según mi plantilla?
Por tramos: de 1 a 5 trabajadores, 0 %; de 6 a 9, 5 %; de 10 a 49, 10 %; de 50 a 249, 20 %; y 250 o más, 40 %. Es la aportación privada de la empresa por encima del crédito, distinta del porcentaje del coste que se puede bonificar. Puede cubrirse en parte con el coste de las horas laborales dedicadas a la formación.
Activa el crédito de cada empresa antes del cierre
Revisar el panel es media tarea: la otra media es saber cuánto crédito tiene cada empresa y dejarlo consumido a tiempo.
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Fuentes: Fundae — bonificación de las acciones programadas (porcentajes de cofinanciación privada por tramo de plantilla); Real Decreto 694/2017, de 3 de julio (marco regulador del sistema de formación programada). Los avisos se consultan en la propia Aplicación de Formación Programada (empresas.fundae.es).
Información de carácter general, no asesoramiento individualizado. Cada situación (devoluciones, recargos o sanciones) debe valorarse caso a caso.