Para bonificar un curso vía FUNDAE necesitas conservar tres bloques de documentación: la de la acción formativa (comunicación de inicio y fin, contenidos, control de asistencia o de conexión), la económica (facturas y justificación contable de los costes) y la justificación de la propia bonificación. Y hay que guardarla durante 4 años desde que aplicas el descuento en los seguros sociales (art. 18.2 del RD 694/2017). Si una inspección del SEPE te pide un papel y no lo tienes, la consecuencia habitual es devolver lo bonificado. Aquí tienes el checklist exacto, por tipo de formación, y cuánto tiempo guardar cada cosa.
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Por qué FUNDAE puede pedirte documentación
Cuando tu empresa forma a su plantilla y se descuenta el coste en los seguros sociales, no está recibiendo una subvención: está aplicando un crédito de formación que ya ha pagado cada mes en su cotización por formación profesional (en torno al 0,7 % de la masa salarial: 0,6 % la empresa y 0,1 % el trabajador). Ese dinero es tuyo, pero aplicarlo es una autoliquidación: tú te lo descuentas y, si procede, lo justificas después.
Por eso el sistema funciona al revés de como mucha gente cree. Nadie te aprueba la formación antes. Te bonificas, y el SEPE (con el apoyo técnico de FUNDAE) puede comprobar a posteriori que esa formación se hizo de verdad, que los trabajadores participaron y que los costes están bien justificados. Esa comprobación es la inspección.
El control se apoya en el art. 12.2 del Real Decreto 694/2017, que obliga a la empresa a identificar contablemente todos los gastos de la formación y a custodiar la documentación que acredita su realización. No es un trámite opcional: es la condición para que la bonificación sea legal.
La buena noticia: si tienes los papeles ordenados, una inspección es un mal rato administrativo y nada más. El problema no es que te inspeccionen; el problema es que te pidan un documento que nunca generaste o que tiraste antes de tiempo.
Documentación de la acción formativa
Es el bloque que demuestra que el curso existió y que la gente lo hizo. Tres piezas obligatorias:
1. Comunicación de inicio. Antes de empezar el grupo formativo hay que comunicarlo electrónicamente a FUNDAE: la acción, los datos de ejecución y el número de participantes (art. 15 del RD 694/2017). Si empiezas el curso sin comunicar el inicio en plazo, esa formación no es bonificable. Es uno de los errores que más crédito hacen perder.
2. Comunicación de finalización. Al terminar se comunica el listado de participantes que han finalizado, las horas y el coste. Se considera que finaliza quien ha completado al menos el 75 % de las horas (en presencial) o el 75 % de los controles de aprendizaje (en teleformación).
3. Contenidos y control de participación. Aquí cambia según la modalidad, y conviene tenerlo claro:
- Presencial: control de asistencia diario con la firma del alumno y del formador, para cada jornada del curso (art. 12.2.f del RD 694/2017). Existe un modelo normalizado en la web de FUNDAE.
- Teleformación: registros de actividad y tiempos de conexión de cada participante en la plataforma, la interacción con el tutor (tutorías) y las evaluaciones. La documentación online es más extensa, no menos: la plataforma debe poder demostrar que el alumno se conectó y trabajó las horas.
A esto se suman los contenidos del curso, el programa, los diplomas o certificados de participación y los cuestionarios de evaluación. Son los papeles que demuestran que la formación tuvo contenido real y relación con el puesto del trabajador.
Documentación económica
Es el bloque que demuestra que los costes que te has bonificado son ciertos. El art. 12.2.c del RD 694/2017 obliga a identificar contablemente, de forma separada, todos los gastos de ejecución de la formación.
Qué hay que poder enseñar:
- Facturas de la formación (del centro o de los costes de impartición) con su justificante de pago.
- Justificación contable de los costes imputados: que cada euro bonificado tiene un soporte.
- Costes salariales de los participantes durante las horas de formación, si los imputas (en teleformación también son imputables). Aquí se cubre buena parte de la cofinanciación que la empresa debe poner de su lado.
Conviene recordar un matiz que evita disgustos: el coste bonificable no es infinito, está topado por los módulos económicos de FUNDAE (teleformación 7,50 €/h, presencial básica 9 €/h, presencial media o avanzada 13 €/h). No puedes bonificar un coste/hora por encima del módulo, aunque la factura sea más alta.
Cuánto tiempo conservarla (custodia)
Este es el dato que más se pregunta y el que más gente falla: 4 años.
El art. 18.2 del RD 694/2017 establece que la empresa debe mantener a disposición de los órganos de control la documentación justificativa (facturas, justificación contable y demás documentos) durante cuatro años contados desde la aplicación de las bonificaciones.
«Las empresas… deberán mantener… durante un período de cuatro años…» — Art. 18.2, Real Decreto 694/2017 (BOE-A-2017-7769).
Traducido a tu calendario: si te bonificaste un curso en marzo de 2026, esa carpeta tiene que poder abrirse intacta hasta 2030. Y «intacta» significa el bloque completo: comunicaciones, asistencia o conexiones, evaluaciones, facturas y contabilidad. No vale tener la mitad.
Por eso, en la práctica, lo sensato no es guardar papeles sueltos durante cuatro años con la esperanza de encontrarlos. Es que alguien organice y custodie ese expediente desde el primer día. Cuando una consultora gestiona tu formación, esa custodia ordenada del expediente es justo una de las cosas que hace por ti: tú formas a tu gente, nosotros dejamos la documentación lista y archivada para que, si llega una inspección, sea abrir una carpeta y entregarla.
Errores que provocan la pérdida de la bonificación
No hace falta hacer nada raro para perder lo bonificado. Basta con un papel que falta. Los más habituales:
- No comunicar el inicio en plazo (o empezar el curso antes de comunicarlo). Esa acción ya no es bonificable.
- Control de asistencia incompleto: falta la firma de algún día, o falta la del formador. En teleformación, no poder demostrar los tiempos de conexión.
- Costes mal justificados: bonificar un coste/hora por encima del módulo económico, o imputar gastos sin factura ni soporte contable.
- No custodiar 4 años: tirar la documentación al cerrar el ejercicio. Si te inspeccionan en el año 3, no tienes nada que enseñar.
- Bonificar formación que no es bonificable. Y aquí va la honestidad que casi nadie te cuenta: hay cursos que muchos centros venden como «bonificables FUNDAE» y no lo son. La PRL de 20 horas del propio empresario o titular, la formación reglada (un grado, un máster oficial) y lo que no es formación (un reconocimiento médico, la entrega de EPIs) no caben como acción formativa bonificable. Y ojo con un bulo que circula: hay webs que afirman que la PRL obligatoria «ya se bonifica en 2026» citando un supuesto oficio de la Dirección General de Trabajo. Ese criterio no consta: la PRL de seguridad y salud es una obligación del empresario y no es bonificable. Si te lo han vendido al revés, ese es exactamente el papel que una inspección te tirará abajo.
Te lo contamos con más detalle en nuestros artículos sobre qué revisa una inspección de FUNDAE y los 5 errores que hacen perder el crédito.
Tabla: qué documento, para qué sirve y cuánto conservarlo
| Documento | Para qué sirve | Modalidad | Conservar |
|---|---|---|---|
| Comunicación de inicio | Demuestra que el curso se comunicó antes de empezar (requisito para bonificar) | Todas | 4 años |
| Comunicación de finalización | Acredita participantes finalizados, horas y coste | Todas | 4 años |
| Control de asistencia (firma alumno + formador) | Prueba la asistencia diaria | Presencial | 4 años |
| Registros de conexión y actividad | Prueban tiempo de conexión e interacción con el tutor | Teleformación | 4 años |
| Contenidos, programa y evaluaciones | Demuestran que hubo formación real ligada al puesto | Todas | 4 años |
| Diplomas / certificados de participación | Acreditan la finalización del participante | Todas | 4 años |
| Facturas + justificantes de pago | Demuestran el coste real de la formación | Todas | 4 años |
| Justificación contable de costes | Identifica contablemente cada gasto imputado | Todas | 4 años |
| Costes salariales de participantes | Soportan la cofinanciación de la empresa | Todas | 4 años |
Fuente del plazo y de los requisitos: Real Decreto 694/2017, arts. 12, 15 y 18 (BOE-A-2017-7769). Módulos económicos: Resolución anual del SEPE para 2026.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años hay que conservar la documentación de una formación bonificada?
Cuatro años desde que se aplica la bonificación en los seguros sociales, según el art. 18.2 del Real Decreto 694/2017. Durante ese plazo el SEPE puede pedir cualquier documento del expediente.
¿Qué documentación pide una inspección de FUNDAE?
Las comunicaciones de inicio y fin del grupo, el control de asistencia (presencial) o los registros de conexión (teleformación), los contenidos y evaluaciones, los diplomas de participación y la justificación económica (facturas y contabilidad de los costes imputados).
¿Qué pasa si no tengo algún documento durante la inspección?
Lo habitual es que esa formación se considere no justificada y haya que devolver el importe bonificado correspondiente, además de posibles incidencias en el resto de la comprobación. Por eso la custodia ordenada es clave.
¿La comunicación de inicio es obligatoria para poder bonificar?
Sí. Hay que comunicar el inicio del grupo a FUNDAE por vía electrónica antes de empezar la formación. Si se empieza sin comunicarlo en plazo, esa acción deja de ser bonificable.
¿Quién conserva la documentación, la empresa o la consultora?
La responsable ante la inspección es la empresa que se bonifica. En la práctica, cuando una consultora organiza la formación, es ella quien prepara, ordena y custodia el expediente para que la empresa lo tenga listo si llega un requerimiento.
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