MF0983_3 Gestión de reuniones, viajes y eventos

MÓDULO 1. GESTIÓN DE REUNIONES, VIAJES Y EVENTOS

UNIDAD FORMATIVA 1. GESTIÓN DEL TIEMPO, RECURSOS E INSTALACIONES DEL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN

1. LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO.

• Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad.
• Medios y métodos de trabajo.
• La planificación como hábito:
• Priorización.
• Organización.
• Delegación.
• Control y ajuste. El control del tiempo.
• La calidad en los trabajos de secretariado.
• Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación.
• Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación.
• El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el – escritorio, las herramientas de trabajo -ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo -papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios.
• La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras – dependencias de la organización.
• Prevención de riesgos laborales.

2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA.

• 2. EL ARCHIVO.
• Flujo documental en la empresa.
• Clasificación de los documentos.
• Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo.
• El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso. -Inclusiones, extracciones y expurgo-.
• Gestión documental informática -“oficina sin papeles"-.
• Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.

3. LA AGENDA.

• Tipos de agenda.
• Secciones de la agenda.
• Gestión de agendas.

UNIDAD FORMATIVA 2. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS

1. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES.

• Tipos de reuniones:
• Planificación de las reuniones.
• Preparación de las reuniones.
• Preparación de las reuniones.
• Preparación de las reuniones.
• Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas.
• El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. -Duración, pausas, – almuerzo y otros).
• Tipología y funciones de los participantes en una reunión. -Dirección, – secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-.
• El papel de la secretaria el día de la reunión. -Preparar, comprobar, – atender-.
• La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión:

2. LA NEGOCIACIÓN.

• Elaboración de un plan de negociación.
• Tipos o niveles:
• Participantes.
• Fases de la negociación:
• Recursos psicológicos en la negociación:
• Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.
• Los presupuestos y contratos:

3. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

• Objetivos.
• Presupuesto.
• Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.
• Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.
• Listado de comprobaciones.
• El papel de la secretaria el día del evento -Preparar, comprobar, atender-.
• Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado:
• Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado:
• Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos:
• Documentos de cobro y pago.

4. EL PROTOCOLO EMPRESARIAL.

• Tratamientos dentro de la empresa.
• Recepción de las visitas.
• El restaurante como parte de la oficina.
• RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.
• El regalo en la empresa.
• La etiqueta en hombres y mujeres.
• Ubicación correcta de los símbolos:
• La imagen y la empresa.

UNIDAD FORMATIVA 3. ORGANIZACIÓN DE VIAJES NACIONALES E INTERNACIONALES

1. SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES.

• Condiciones de la contratación de un servicio:
• Seguros de viaje, médicos y de automóviles.
• Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales.
• Medios de realización: Internet, teléfono y otros.
• Derechos del viajero:
• Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas.
• Características y funciones de organismos oficiales:

2. ORGANIZACIÓN DEL VIAJE.

• Objetivos del viaje.
• Presupuesto.
• Lista de comprobación y confirmación.
• Documentación necesaria anterior al viaje:
• Gestión de las necesidades del país o países que se visiten:
• Itinerarios.
• Medios de transporte.
• Métodos para el alquiler de vehículos. Normativa al respecto.
• Visitas turísticas.
• Información cultural y genérica.

3. PLANIFICACIÓN DEL VIAJE.

• Medios de locomoción.
• Horarios.
• Reservas de transporte.
• Alojamientos y tipos de pensión.
• Medios de cobro y pago:
• Intérpretes.
• Servicios especiales-sala de reuniones, fax, secretario, despachos, salas – audiovisuales-.
• Documentación y preparación de las jornadas de trabajo.
• La oficina móvil.
• La agenda de reuniones.

4. DOCUMENTACIÓN POSTERIOR AL VIAJE.

• Informes económicos.
• Justificantes.
• Notas de entrega.
• Albaranes.
• Facturas pro-forma.
• Facturas definitivas.
• Seguimiento de acuerdos.
• Evaluación y análisis de resultados.
• Archivo.
• Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales.

5. PROTOCOLO NACIONAL E INTERNACIONAL Y USOS SOCIALES.

• Invitaciones en España y en el extranjero.
• Forma y contestación de las invitaciones.
• Obligaciones con los visitantes.
• Protocolo y comunicación en países de religión musulmana.
• Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica.
• Protocolo y comunicación en diversos países.
• Diplomacia en la Unión Europea.
• Decálogo del protocolo empresarial internacional.