MF0969_1 Técnicas administrativas básicas de oficina

MÓDULO 1. TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS DE OFICINA

UNIDAD FORMATIVA 1. ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y DE RECURSOS HUMANOS.

1. LA ORGANIZACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS

• Funciones de las empresas:
  • Clases.
  • Jerarquía.
• La función administrativa:
  • Definición.
  • Objetivos.
• La estructura de la empresa:
  • Concepto de organización.
  • Principios de organización.
  • La organización formal e informal.
• Los departamentos:
  • Descripción.
  • Tipología.
  • Criterios para la asignación de actividades a los departamentos.
• El organigrama:
  • Descripción.
  • Objetivos.
  • Requisitos.
  • Clases.
  • Ventajas e inconvenientes.
• Organización del entorno físico del espacio de acogida:
  • Condiciones medioambientales.
  • Disposición y tipos de materiales auxiliares.
  • Mobiliario.
• Organización básica del Estado y la Unión Europea:
  • Administración Central.
  • Administración Autonómica.
  • Administración Local.
  • Unión Europea.

2. LA ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS.

• La organizacion en actividades de apoyo administrativo:
  • Criterios de organizacion y coordinación.
  • Procedimientos de trabajo.
  • Indicadores de calidad de la organizacion.
  • Pautas para la obtención de resultados.
• Los grupos:
  • Elementos.
  • Estructura.
  • Clasificación.
• Fases y comportamiento del trabajo en equipo o en grupo:
  • La identificación del grupo: el ideal del grupo.
  • Las normas del grupo.
  • Los papeles en el grupo.
  • El poder y la cohesión del grupo.
  • Ventajas e inconvenientes del trabajo en equipo.
  • Finalidad de las técnicas de dinámica de grupos.
  • Factores que modifican la dinámica de grupo.
  • Funciones del coordinador del grupo: nivel de tarea y de relación.
• El trabajo en grupo en actividades de apoyo administrativo:
  • Características de un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo.
  • Funciones en un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo.
  • Grado de participación.

UNIDAD FORMATIVA 2. GESTIÓN AUXILIAR DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA EN LA EMPRESA.

1. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA Y EXTERNA.

• La comunicación escrita en empresas publicas y privadas.
  • Funciones.
  • Elementos.
  • Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos.
  • La correcta expresión de los textos escritos.
• Gestión de la recepción de la correspondencia.
  • Selección y clasificación.
  • Registro.
  • Distribución.
• Preparación de la correspondencia:
  • Personas que la elaboran.
  • Numero de copias.
  • Firma de la correspondencia.
• Embalaje y empaquetado de documentación y productos:
  • Medios.
  • Materiales.
  • Procedimientos.
• Gestión de la salida de la correspondencia.
  • Tareas antes de proceder al envió.
  • Libro Registro de Salida.
• Medios utilizados en el envío de correspondencia y paquetería:
  • Servicio de correos.
  • Mensajería.
  • Telefax.
  • El correo electrónico: función, elementos y ventajas e inconvenientes.
• El envío de la correspondencia:
  • Productos y servicios que ofrece correos.
  • Formas en que puede hacerse el envío.
  • Tarifas y tiempo en el envío de correspondencia.
• Normativa legal de seguridad y confidencialidad.
• El archivo de comunicaciones escritas y correspondencia.
  • Proceso de archivo.
  • Control de archivo.
  • Sistema de clasificación de los documentos.
• Internet como medio de comunicación:
  • Definición de internet.
  • La pagina web.
  • Los portales.
  • Transferencia de ficheros.
  • Recepción y envío de comunicaciones a través de e-mail.

UNIDAD FORMATIVA 3. GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL.

1. GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA BÁSICA

• Los documentos administrativos en entidades publicas y privadas.
• . Elementos.
• . Funciones.
• . Caracteristicas.
• . Clasificación.
• . Métodos de registro.
• . Normativa básica para su elaboración.
• Documentos administrativos en la gestión de la compraventa:
• . El pedido: elementos, requisitos, clases, emisión, recepción y control.
• . El albarán o nota de entrega: elementos, requisitos, emisión y verificación.
• . La factura: elementos, requisitos, emisión, verificación y rectificación.
• . El recibo: concepto, partes y domiciliacion bancaria.
• Documentos administrativos en la gestión productiva y de personal:
• . Ordenes de trabajo.
• . La nomina: componentes y registro.
• Otros documentos administrativos y empresariales:
• . Instancias.
• . Certificados.
• . Actas.
• . Informes.
• . Memorias.
• Operaciones informáticas de facturación y nominas:
• . Registro de la información relativa a la facturación (clientes y proveedores).
• . Actualización de la información relativa a la facturación (clientes y proveedores).
• . Registro de la información relativa a las nominas (personal).
• . Actualización de la información relativa a las nominas (personal).

2. GESTIÓN BÁSICA DE TESORERÍA

• Operaciones básicas de cobro y pago:
• . Tipos de operaciones.
• . Funciones.
• . Caracteristicas.
• . Formas de gestión.
• Los medios de cobro y pago:
• . Concepto.
• . Funciones.
• . Formas de cobro y pago.
• Documentos de cobro y pago al contado:
• . El dinero.
• . El cheque: concepto, requisitos, tipos, aval, endoso e imago.
• . El recibo: concepto y contenido.
• . Transferencia e ingreso en cuenta: concepto y forma.
• . Tarjetas de débito.
• Documentos de cobro y pago a crédito:
• . El pagare: concepto y requisitos.
• . La letra de cambio: concepto, requisitos, partes, aval, endoso, impago y remesa de efectos.
• . Tarjetas de crédito.
• El curso auxiliar de Caja:
• . Elementos.
• . Cumplimentación en aplicación informática.
• . Arqueo de Caja.
• . Cuadre
• El curso auxiliar de Bancos:
• . Elementos.
• . Cumplimentación en aplicación informática.
• . Conciliación bancaria.
• Principios de confidencialidad en operaciones de tesorería.
• Operaciones y medios informáticos de gestión de tesorería:
• . Banca electrónica.
• . Monedero electrónico.
• . Pagos por Internet.
• . Compras por Internet.

3. GESTIÓN Y CONTROL BÁSICO DE EXISTENCIAS

• Material y equipos de oficina:
• . Descripción.
• . Tipos de materiales: fungible y no fungible.
• . Equipos de oficina mas comunes.
• El aprovisionamiento de existencias.
• . La función de aprovisionamiento.
• . El almacén.
• . Tipos de existencias.
• Gestión básica de existencias.
• . Las fichas de almacén.
• . Las entradas en almacén.
• . Las salidas en almacén.
• . Criterios de valoración de existencias.
• . Las ordenes de reposición.
• . La hoja de calculo en la gestión de almacén.
• Control básico de las existencias.
• . Ficha de control de existencias: concepto y modelo.
• . El inventario de existencias: concepto, proceso y estructura.