Curso de auxiliar de control e información

MÓDULO 1. TÉCNICAS DE RECEPCIÓN Y COMUNICACIÓN

1. PROCESOS DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

• Tipología de las organizaciones por:
  • Sector de actividad.
  • Tamaño.
  • Forma jurídica de constitución y otras.
• Identificación de la estructura organizativa empresarial:
  • Horizontal.
  • Vertical.
  • Transversal.
• Identificación de la estructura funcional de la organización:
  • Estructura departamental.
  • El organigrama de la empresa: su elaboración.
• Flujos de comunicación: elaboración de diagramas de flujos e información gráfica.
• Canales de comunicación: tipos y características.
• La Administración Pública: su estructura organizativa y funcional.
• Técnicas de trabajo en grupo:
  • Relaciones jerárquicas.
  • Relaciones funcionales.
• Estructuración y aplicación práctica de los diferentes manuales de procedimiento e imagen corporativa.
• Normativa vigente en materia de:
  • Seguridad, registro y confidencialidad de la información y la comunicación.
  • Protección de datos, y servicios de información y comercio electrónico.

2. COMUNICACIÓN INTERPERSONAL EN ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.

• La comunicación oral: Normas de información y atención, internas y externas.
• Técnicas de comunicación oral:
  • Habilidades sociales.
  • Protocolo.
• La comunicación no verbal.
• La imagen personal en los procesos de comunicación:
  • Actitudes.
  • Usos.
  • Costumbres.
• Criterios de calidad en el servicio de atención al cliente o interlocutor:
  • Empatía.
  • Principios básicos de la asertividad.

3. RECEPCIÓN DE VISITAS EN ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.

• Organización y mantenimiento del entorno físico del espacio de acogida: Aspecto y disposición de materiales auxiliares y equipos.
• Control de entrada y salida de visitas, y sus registros.
• Funciones de las relaciones públicas en la organización.
• Proceso de comunicación en la recepción:
  • Acogida.
  • Identificación.
  • Gestión.
  • Despedida.
• Aplicación de técnicas de conducta y relacionales específicas a los visitantes:
  • Escucha activa, empatía y otras.
  • Aplicación de técnicas correctivas
• Formulación y gestión de incidencias básicas.
• Normativa vigente en materia de registro.

4. COMUNICACIÓN TELEFÓNICA EN ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.

• Medios, equipos y usos de la telefonía: tipos más habituales en las comunicaciones orales.
• Manejo de centralitas telefónicas.
• La comunicación en las redes intranet e Internet.
• Modelos de comunicación telefónica: barreras y dificultades en la transmisión de la información.
• La comunicación comercial básica en la comunicación telefónica.
• La expresión verbal y no verbal en la comunicación telefónica:
• Recepción.
• Identificación.
• Justificación de ausencias.
• Peticiones, solicitudes e inscripciones.
• Destrezas en la recepción y realización de llamadas.
• Normativa vigente en materia de seguridad, registro y confidencialidad de llamadas telefónicas.

5. ELABORACIÓN Y TRANSMISIÓN DE COMUNICACIONES ESCRITAS, PRIVADAS Y OFICIALES.

• Formatos tipo de impresos y documentos en la empresa, instituciones y Administraciones Públicas: Tipología y características de los documentos.
• Normas de comunicación y expresión escrita en la elaboración de documentos e informes, internos y externos:
  • Normas ortográficas, sintácticas y de léxico socioprofesionales.
  • Uso de abreviaturas comerciales y oficiales.
• Técnicas de comunicación escrita:
  • Identificación de documentos.
  • Mensajes por correo electrónico o correo postal.
• Cartas comerciales.
• Soportes para la elaboración y transmisión de información según:
  • Canales de comunicación.
  • Objetivos.
• Elaboración de documentos de información, y comunicación, privados y oficiales:
  • Formatos.
  • Criterios de realización.
  • Verificación.
  • Control de errores.
• Utilización de medios y equipos ofimáticos y telemáticos: con agilidad y destreza para la elaboración y transmisión de la información y documentación.
• Aplicación práctica de los manuales de comunicación corporativa en las comunicaciones escritas.

6. REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN CONVENCIONAL O ELECTRÓNICA.

• Organización de la información y documentación:
  • Objetivos.
  • Finalidad.
  • Técnicas a aplicar.
• Correspondencia y paquetería:
  • Tipología.
  • Tratamiento.
  • Verificación de datos.
  • Subsanación de errores.
  • Accesos.
  • Consulta.
  • Conservación.
• Recepción de la información y paquetería:
  • Herramientas: servicio de correos, mensajería, circulación interna, correo electrónico, fax, foros, chats, áreas de FAQ o herramientas similares.
  • Revisión periódica de estas comunicaciones.
  • Distribución por canales adecuados.
• Procedimientos de registro de entrada y salida de correspondencia y paquetería: cotejo, gestión y compulsas.
• Actuación básica en las Administraciones Públicas:
  • Nociones básicas del Procedimiento Administrativo Común.
  • Procedimiento básico del Registro Público.
• Conocimiento y difusión de los manuales de procedimiento e imagen.
• Aplicación de la normativa vigente de procedimientos de seguridad, registro y confidencialidad de la información y documentación convencional o electrónica.

MÓDULO 2. GESTIÓN DE ARCHIVOS

1. GESTIÓN DE ARCHIVOS, PÚBLICOS Y PRIVADOS.

• Aplicación de técnicas de archivo documental:
  • Sistemas de clasificación y ordenación.
  • Finalidad y objetivos.
  • Índices de archivo: actualización.
  • Aplicación de manuales de ayuda.
  • Mejoras ante detección de problemas de organización.
• Procedimiento de registro y posterior archivo:
  • Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores.
  • Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital.
• Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada.
• Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo:
  • Configuración de objetos en sistemas operativos. Forma de operar.
  • Creación/nombramiento, copia y eliminación de archivos, carpetas, subcarpetas y otras.
• Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos convencionales e informáticos:
  • Niveles de protección: determinación.
  • Disposición de contraseñas y atributos de acceso.
  • Autorizaciones de acceso o consulta, detección de errores en el procedimiento.
• Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información:
  • Normativa vigente de protección de datos y conservación de documentación.
  • Copias de seguridad.

2. OPTIMIZACIÓN BÁSICA DE UN SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO.

• Equipos informáticos: puesta en marcha, mantenimiento operativo y revisión periódica que eviten anomalías de funcionamiento.
  • Elementos de hardware: Unidad Central de Proceso y Almacenamiento, equipos periféricos, componentes físicos de redes locales, supervisión de conexiones.
  • Elementos de software: instalación y desinstalación, programas, aplicaciones actualizadas y asistentes.
  • Equipos de reproducción.
• Optimización de sistemas operativos monousuario, multiusuario, y en red:
  • Funciones y comandos básicos.
  • Herramientas básicas del sistema operativo.
• Sistemas operativos en redes locales: configuración básica de un sistema de red, actualización y acciones para compartir recursos.
• Aplicación de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativo: programas de protección (antivirus, firewire, antispam, otros).
• Medidas conservación e integridad de la información contenida en los archivos. Y salvaguarda de los derechos de autor.
• Normas vigentes en materia de protección de datos y confidencialidad electrónica.

3. GESTIÓN BÁSICA DE INFORMACIÓN EN SISTEMAS GESTORES DE BASES DE DATOS.

• Bases de datos:
  • Tipos y características.
  • Estructura.
  • Funciones.
  • Asistentes.
  • Organización.
• Mantenimiento de información en aplicaciones de bases de datos: introducción, ordenación, asistentes para formularios de introducción de información y actualización de datos.
• Búsquedas de información en aplicaciones de bases de datos:
  • Filtros.
  • Consultas.
  • Asistentes para consultas y otras prestaciones.
• Presentación de información en aplicaciones de bases de datos:
  • Informes.
  • Asistentes para informes.
• Interrelaciones con otras aplicaciones.
• Aplicación de normas vigentes de seguridad y confidencialidad en el manejo de datos.