Si una formación es obligatoria por normativa para tu puesto, la regla la fija la ley, no la empresa: se imparte dentro de la jornada de trabajo (o el tiempo invertido se descuenta de ella) y la paga la empresa, nunca el trabajador. Lo dicen el artículo 19.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y el artículo 23 del Estatuto de los Trabajadores. Y el trabajador no puede negarse a hacerla sin una causa justificada.
Esa es la respuesta corta. Debajo está el detalle norma por norma, una tabla con los casos más habituales (prevención de riesgos, manipulador de alimentos, protección de datos, igualdad) y las ocho preguntas que la gente teclea literalmente sobre este tema.
Una aclaración antes de seguir, porque son dos preguntas distintas que casi todo el mundo mezcla: quién paga y en qué horario es una cuestión laboral (Estatuto + prevención). Si ese curso se puede recuperar con el crédito de formación que genera tu empresa es otra cuestión, y no todas las formaciones obligatorias lo permiten. Eso lo desarrollamos en el artículo hermano: qué formación obligatoria es bonificable y cuál no.
¿Dentro del horario de trabajo? Lo que dice la ley
Para la formación en prevención de riesgos laborales la ley es tajante. El artículo 19.2 de la Ley 31/1995 de PRL dice, literalmente, que la formación «deberá impartirse, siempre que sea posible, dentro de la jornada de trabajo o, en su defecto, en otras horas pero con el descuento en aquélla del tiempo invertido en la misma». Traducido: primero se intenta meter en tu horario; y si no cabe, las horas que dediques fuera se te descuentan de tu jornada. En ningún caso formas en tu tiempo libre a coste tuyo.
Para la formación de adaptación al puesto —la que la empresa te da cuando cambian tus funciones, se introduce una tecnología nueva o se modifica tu puesto— manda el artículo 23 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). El Estatuto considera ese tiempo de formación tiempo de trabajo efectivo. Es decir: mientras te formas para adaptarte a tu puesto, estás trabajando a todos los efectos.
Un matiz honesto que la mayoría de páginas se salta: no existe un único artículo que diga «toda formación obligatoria se hace en jornada y la paga la empresa». Es un principio construido a partir de la Ley de PRL (art. 19), el Estatuto (art. 23.1.d) y la doctrina. Fuera de la prevención y de la adaptación al puesto la regla general es la misma —jornada y a cargo de la empresa cuando la formación es un requisito del puesto—, pero es «como regla general» y no un precepto único.
¿Quién paga la formación obligatoria de la empresa?
La empresa. Y en el caso de la prevención de riesgos, la ley cierra la puerta a cualquier interpretación creativa: el artículo 19.2 de la Ley de PRL añade que «su coste no recaerá en ningún caso sobre los trabajadores». «En ningún caso» no admite matices.
El Estatuto lo refuerza para la formación de adaptación: el artículo 23 establece que esa formación corre a cargo de la empresa. Y el artículo 4.2.b reconoce como derecho del trabajador la «promoción y formación profesional en el trabajo, incluida la dirigida a su adaptación a las modificaciones operadas en el puesto de trabajo».
Y «la paga la empresa» no es solo el precio del curso: es el curso más las horas, porque si esas horas son tiempo de trabajo, te las pagan en nómina. Descontar el importe del curso del sueldo del trabajador, o exigirle que se lo costee él, es ilegal en la formación obligatoria del puesto.
¿Puede el trabajador negarse a hacer un curso obligatorio?
Como regla general, no sin una causa justificada. Y aquí el error es pensar que la formación obligatoria es un «beneficio» que el trabajador acepta o rechaza. No lo es: cuando la formación es un requisito de seguridad o del propio puesto, entra dentro de los deberes del trabajador.
El Estatuto de los Trabajadores obliga a observar las medidas de prevención y seguridad (art. 5.b) y a cumplir las órdenes e instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus funciones (art. 5.c y art. 20). La Ley de PRL, además, impone al trabajador en su artículo 29 el deber de velar por su propia seguridad y la de los demás. Negarse en redondo a una formación obligatoria de seguridad, sin motivo, puede constituir un incumplimiento laboral.
Otra cosa distinta es que la empresa te pida formarte fuera de tu jornada y sin compensarte el tiempo: ahí el que incumple es el empresario, no tú, y tienes base para negarte porque la ley exige jornada o descuento de horas.
Tabla: horario, quién paga y si puedes negarte, caso por caso
Estos son los tipos de formación obligatoria más habituales en una empresa española. La columna «¿Bonificable?» va resumida a propósito: el detalle de cuál se puede recuperar con el crédito de formación —y por qué la prevención de riesgos no se bonifica— lo desarrollamos en el artículo hermano sobre formación obligatoria bonificable.
| Formación obligatoria | ¿Dentro del horario? | ¿Quién paga? | ¿Puede negarse el trabajador? | ¿Bonificable? |
|---|---|---|---|---|
| Prevención de riesgos (PRL) — Ley 31/1995, art. 19 | Sí; en jornada o descontando de ella el tiempo invertido | La empresa. «En ningún caso» el trabajador (art. 19.2) | No sin causa justificada (deber del art. 29 LPRL) | No. Es un deber de seguridad del empresario → por qué la PRL no se bonifica |
| Adaptación al puesto — ET, art. 23.1.d | Sí; es tiempo de trabajo efectivo | La empresa (corre a su cargo) | No sin causa justificada | Depende del desarrollo profesional → lo desarrollamos aquí |
| Manipulador de alimentos / higiene — Reglamento (CE) 852/2004 | Como regla general, en jornada si el puesto lo exige | La empresa, como operador del negocio alimentario | No, si el puesto lo requiere | Suele ser bonificable (aporta competencia profesional) → aquí |
| Prevención de blanqueo — Ley 10/2010, art. 29 (solo sujetos obligados) | En jornada como regla general | La empresa (sujeto obligado) | No | Depende del caso → aquí |
| Protección de datos / RGPD — art. 39 RGPD + LOPDGDD | Obligación derivada; como regla general en jornada | La empresa | No | Depende del caso → aquí |
| Igualdad / protocolo LGTBI (>50 trab.) — RD 1026/2024 | En jornada como regla general | La empresa | No | No bonificable (protocolo obligatorio del empresario) → igualdad y LGTBI en empresas de más de 50 |
Dos avisos sobre la tabla. La prevención de blanqueo solo obliga a los llamados sujetos obligados (inmobiliarias, asesorías, joyerías, notarías…), no a cualquier pyme. Y la formación en protección de datos es una obligación derivada del RGPD y la LOPDGDD (formar y concienciar al personal), no un mandato tan literal como el «en ningún caso» del artículo 19 de la Ley de PRL; por eso la presentamos como regla general, no como una norma cerrada.
No confundas la formación obligatoria con las 20 horas del Estatuto
El artículo 23.3 del Estatuto reconoce un permiso retribuido de 20 horas anuales de formación para el trabajador con al menos un año de antigüedad, acumulable hasta cinco años. Es una cosa distinta de la formación obligatoria del puesto: esta (prevención, manipulador, adaptación) no se descuenta de esas 20 horas, es adicional y sigue sus propias reglas de jornada y coste. Confundirlas lleva a pensar que el curso de prevención «gasta» tu bolsa anual de formación, y no es así.
«Obligatoria por ley» no significa «recuperable con el crédito»
Última confusión, y la más cara para la empresa. Que una formación sea obligatoria por ley no la convierte automáticamente en bonificable con el crédito de formación que tu empresa genera cada mes. Son dos planos que no coinciden: uno es laboral (horario y coste), el otro es el circuito de la formación programada.
La prevención de riesgos es el ejemplo de libro: es obligatoria y la paga la empresa por deber de seguridad, pero no es bonificable —quien te la venda como tal se equivoca y te expone a una revisión—. En cambio, la formación de manipulador de alimentos, que también es obligatoria, sí suele poder recuperarse porque aporta cualificación profesional al trabajador. La regla real no es «¿es obligatoria?», sino «¿mejora la profesión del trabajador?». Lo explicamos entero en por qué obligatoria y bonificable no son lo mismo.
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Preguntas frecuentes
¿La formación obligatoria se hace dentro del horario de trabajo?
Como regla general, sí. En prevención de riesgos la ley obliga a impartirla dentro de la jornada o, si no cabe, a descontar de ella el tiempo invertido (art. 19.2 de la Ley 31/1995). La formación de adaptación al puesto se considera tiempo de trabajo efectivo (art. 23 del Estatuto).
¿Puede la empresa obligarme a formarme fuera de mi jornada sin pagarme?
No en la formación obligatoria del puesto. El artículo 19.2 de la Ley de PRL exige que se imparta en jornada o que se descuente de ella el tiempo empleado, y que el coste «no recaiga en ningún caso» sobre el trabajador. Formarte fuera y sin compensación no es legal en estos casos.
¿Quién paga el curso de prevención de riesgos, la empresa o el trabajador?
La empresa. El artículo 19.2 de la Ley 31/1995 lo dice sin matices: su coste «no recaerá en ningún caso sobre los trabajadores». Incluye tanto el curso como el tiempo dedicado si es tiempo de trabajo.
¿Puede un trabajador negarse a hacer la formación obligatoria?
Como regla general, no sin causa justificada. La formación obligatoria de seguridad entra dentro de los deberes del trabajador (arts. 5 y 20 del Estatuto y art. 29 de la Ley de PRL). Sí puede negarse si la empresa se la exige fuera de jornada y sin compensar el tiempo.
¿La formación en protección de datos (RGPD) es obligatoria y la paga la empresa?
Formar y concienciar al personal es una obligación derivada del RGPD (art. 39) y de la LOPDGDD, y corresponde a la empresa. Como regla general se organiza dentro de la jornada. Es una obligación derivada, no tan literal como la del artículo 19 de la Ley de PRL, pero el coste corre a cargo de la empresa.
¿Qué diferencia hay entre formación obligatoria y las 20 horas de formación del Estatuto?
Son cosas distintas. Las 20 horas anuales (art. 23.3 del Estatuto) son un permiso retribuido de formación para quien tiene al menos un año de antigüedad. La formación obligatoria del puesto (prevención, manipulador, adaptación) es adicional y no se descuenta de esas 20 horas.
¿El curso de manipulador de alimentos lo paga la empresa y en horario?
Cuando el puesto lo exige, sí: la responsabilidad de que el personal esté formado en higiene alimentaria recae en la empresa como operador del negocio (Reglamento (CE) 852/2004), y como regla general se organiza dentro de la jornada.
¿La formación obligatoria por ley se puede bonificar con el crédito de formación?
Depende. No por ser obligatoria es bonificable: lo que cuenta es si aporta al desarrollo profesional del trabajador. La prevención de riesgos no es bonificable; el manipulador de alimentos, por ejemplo, sí suele serlo. Lo desarrollamos caso por caso en el artículo sobre formación obligatoria bonificable.
En resumen: la ley marca el horario y el coste
Si la formación es obligatoria para tu puesto, se hace en jornada y la paga la empresa. Ese es el punto de partida, y no depende de la voluntad del empresario, sino del Estatuto y de la Ley de Prevención de Riesgos.
La segunda pregunta —cuánto de esa formación puede recuperar tu empresa con el crédito que ya genera— es la que de verdad afecta a tu bolsillo como empresario, y ahí es donde se separan la prevención (no bonificable) de otras formaciones que sí lo son.
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Información general, no asesoramiento laboral individualizado. Cada convenio colectivo puede añadir condiciones sobre jornada y formación.
Lecturas relacionadas: qué formación obligatoria es bonificable y cuál no · por qué la formación nunca es «gratis» para la empresa.
Fuentes oficiales (consultadas el 2026-07-14): Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, arts. 19 y 29 — BOE-A-1995-24292, boe.es · Estatuto de los Trabajadores (RDLeg 2/2015), arts. 4.2.b y 23 — BOE-A-2015-11430, boe.es · Ley 10/2010 de prevención del blanqueo, art. 29 — BOE-A-2010-6737 · Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 39, y LOPDGDD (LO 3/2018) · Reglamento (CE) 852/2004 de higiene alimentaria · RD 1026/2024 (medidas LGTBI en empresas de más de 50 trabajadores).