ADGG0408 Operaciones auxiliares de servicios administrativos y generales

MÓDULO 1. MF0969_1 TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS DE OFICINA

UNIDAD FORMATIVA 1. UF0517 ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y DE RECURSOS HUMANOS.

1. LA ORGANIZACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS

• Funciones de las empresas:
  • Clases.
  • Jerarquía.
• La función administrativa:
  • Definición.
  • Objetivos.
• La estructura de la empresa:
  • Concepto de organización.
  • Principios de organización.
  • La organización formal e informal.
• Los departamentos:
  • Descripción.
  • Tipología.
  • Criterios para la asignación de actividades a los departamentos.
• El organigrama:
  • Descripción.
  • Objetivos.
  • Requisitos.
  • Clases.
  • Ventajas e inconvenientes.
• Organización del entorno físico del espacio de acogida:
  • Condiciones medioambientales.
  • Disposición y tipos de materiales auxiliares.
  • Mobiliario.
• Organización básica del Estado y la Unión Europea:
  • Administración Central.
  • Administración Autonómica.
  • Administración Local.
  • Unión Europea.

2. LA ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS.

• La organizacion en actividades de apoyo administrativo:
  • Criterios de organizacion y coordinación.
  • Procedimientos de trabajo.
  • Indicadores de calidad de la organizacion.
  • Pautas para la obtención de resultados.
• Los grupos:
  • Elementos.
  • Estructura.
  • Clasificación.
• Fases y comportamiento del trabajo en equipo o en grupo:
  • La identificación del grupo: el ideal del grupo.
  • Las normas del grupo.
  • Los papeles en el grupo.
  • El poder y la cohesión del grupo.
  • Ventajas e inconvenientes del trabajo en equipo.
  • Finalidad de las técnicas de dinámica de grupos.
  • Factores que modifican la dinámica de grupo.
  • Funciones del coordinador del grupo: nivel de tarea y de relación.
• El trabajo en grupo en actividades de apoyo administrativo:
  • Características de un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo.
  • Funciones en un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo.
  • Grado de participación.

UNIDAD FORMATIVA 2. UF0518 GESTIÓN AUXILIAR DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA EN LA EMPRESA.

1. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA Y EXTERNA.

• La comunicación escrita en empresas publicas y privadas.
  • Funciones.
  • Elementos.
  • Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos.
  • La correcta expresión de los textos escritos.
• Gestión de la recepción de la correspondencia.
  • Selección y clasificación.
  • Registro.
  • Distribución.
• Preparación de la correspondencia:
  • Personas que la elaboran.
  • Numero de copias.
  • Firma de la correspondencia.
• Embalaje y empaquetado de documentación y productos:
  • Medios.
  • Materiales.
  • Procedimientos.
• Gestión de la salida de la correspondencia.
  • Tareas antes de proceder al envió.
  • Libro Registro de Salida.
• Medios utilizados en el envío de correspondencia y paquetería:
  • Servicio de correos.
  • Mensajería.
  • Telefax.
  • El correo electrónico: función, elementos y ventajas e inconvenientes.
• El envío de la correspondencia:
  • Productos y servicios que ofrece correos.
  • Formas en que puede hacerse el envío.
  • Tarifas y tiempo en el envío de correspondencia.
• Normativa legal de seguridad y confidencialidad.
• El archivo de comunicaciones escritas y correspondencia.
  • Proceso de archivo.
  • Control de archivo.
  • Sistema de clasificación de los documentos.
• Internet como medio de comunicación:
  • Definición de internet.
  • La pagina web.
  • Los portales.
  • Transferencia de ficheros.
  • Recepción y envío de comunicaciones a través de e-mail.

UNIDAD FORMATIVA 3. UF0519 GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL.

1. GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA BÁSICA

• Los documentos administrativos en entidades publicas y privadas.
• . Elementos.
• . Funciones.
• . Caracteristicas.
• . Clasificación.
• . Métodos de registro.
• . Normativa básica para su elaboración.
• Documentos administrativos en la gestión de la compraventa:
• . El pedido: elementos, requisitos, clases, emisión, recepción y control.
• . El albarán o nota de entrega: elementos, requisitos, emisión y verificación.
• . La factura: elementos, requisitos, emisión, verificación y rectificación.
• . El recibo: concepto, partes y domiciliacion bancaria.
• Documentos administrativos en la gestión productiva y de personal:
• . Ordenes de trabajo.
• . La nomina: componentes y registro.
• Otros documentos administrativos y empresariales:
• . Instancias.
• . Certificados.
• . Actas.
• . Informes.
• . Memorias.
• Operaciones informáticas de facturación y nominas:
• . Registro de la información relativa a la facturación (clientes y proveedores).
• . Actualización de la información relativa a la facturación (clientes y proveedores).
• . Registro de la información relativa a las nominas (personal).
• . Actualización de la información relativa a las nominas (personal).

2. GESTIÓN BÁSICA DE TESORERÍA

• Operaciones básicas de cobro y pago:
• . Tipos de operaciones.
• . Funciones.
• . Caracteristicas.
• . Formas de gestión.
• Los medios de cobro y pago:
• . Concepto.
• . Funciones.
• . Formas de cobro y pago.
• Documentos de cobro y pago al contado:
• . El dinero.
• . El cheque: concepto, requisitos, tipos, aval, endoso e imago.
• . El recibo: concepto y contenido.
• . Transferencia e ingreso en cuenta: concepto y forma.
• . Tarjetas de débito.
• Documentos de cobro y pago a crédito:
• . El pagare: concepto y requisitos.
• . La letra de cambio: concepto, requisitos, partes, aval, endoso, impago y remesa de efectos.
• . Tarjetas de crédito.
• El curso auxiliar de Caja:
• . Elementos.
• . Cumplimentación en aplicación informática.
• . Arqueo de Caja.
• . Cuadre
• El curso auxiliar de Bancos:
• . Elementos.
• . Cumplimentación en aplicación informática.
• . Conciliación bancaria.
• Principios de confidencialidad en operaciones de tesorería.
• Operaciones y medios informáticos de gestión de tesorería:
• . Banca electrónica.
• . Monedero electrónico.
• . Pagos por Internet.
• . Compras por Internet.

3. GESTIÓN Y CONTROL BÁSICO DE EXISTENCIAS

• Material y equipos de oficina:
• . Descripción.
• . Tipos de materiales: fungible y no fungible.
• . Equipos de oficina mas comunes.
• El aprovisionamiento de existencias.
• . La función de aprovisionamiento.
• . El almacén.
• . Tipos de existencias.
• Gestión básica de existencias.
• . Las fichas de almacén.
• . Las entradas en almacén.
• . Las salidas en almacén.
• . Criterios de valoración de existencias.
• . Las ordenes de reposición.
• . La hoja de calculo en la gestión de almacén.
• Control básico de las existencias.
• . Ficha de control de existencias: concepto y modelo.
• . El inventario de existencias: concepto, proceso y estructura.

MÓDULO 2. MF0970_1 OPERACIONES BÁSICAS DE COMUNICACIÓN

UNIDAD FORMATIVA 1. UF0520 COMUNICACIÓN EN LAS RELACIONES PROFESIONALES.

1. PROCESOS Y TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN EN SITUACIONES PROFESIONALES DE RECEPCIÓN Y TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN

• La comunicación como proceso.
• . Funciones.
• . Elementos.
• . Diferencia entre información y comunicación.
• . Fases de la comunicación.
• . Lenguajes utilizados para comunicaciones.
• . Clases de comunicación: auditivas, visuales y táctiles.
• . Selección y organización del contenido de mensajes.
• Técnicas de comunicación efectiva.
• . Factores que influyen en los comportamientos y señales de escucha.
• . Barreras y dificultades.
• . Soluciones.
• . Comunicaciones eficaces: feed-back, escucha empatica y activa.
• La comunicación y la empresa.
• . Principios de la comunicación.
• . Formas de comunicación en la empresa: interna y externa.
• . Comunicaciones internas: verticales, transversales y formales e informales.
• . Comunicaciones externas: entrada y salida.
• . Medios empleados en las comunicaciones empresariales.
• . Comunicaciones urgentes.
• Los flujos de comunicación:
• . Diagramas de flujo.
• . Información gráfica.
• Pautas de comunicación e imagen corporativa.

2. PAUTAS DE COMPORTAMIENTO ASERTIVO EN SITUACIONES DE TRABAJO

• Estilos de respuesta en la interacción verbal:
• . Asertivo
• . Agresivo.
• . No asertivo.
• El comportamiento verbal.
• El comportamiento no verbal.
• Principales técnicas de asertividad: disco rayado, banco de niebla, aserción negativa, interrogación negativa, autorrevelación, libre información, compromiso viable.

3. LOS CONFLICTOS CON PERSONAS INTERNAS O EXTERNAS DE LA EMPRESA

• El conflicto en las relaciones de trabajo.
• . Caracteristicas de los conflictos.
• . Tipos de conflictos: grupal, individual, normativo económico, pacifico, violento, positivo, negativo.
• Tratamiento de los conflictos.
• . Identificación del conflicto.
• . Causas y consecuencias de los conflictos.
• . Conflictos relacionados con la tarea.
• . Conflictos relacionados con las relaciones interpersonales.
• . Comportamientos y señales básicas.
• . Pautas de actuación personal como forma de solución: el dialogo.
• . El conflicto como oportunidad de cambio.

UNIDAD FORMATIVA 2. UF0521 COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA EN LA EMPRESA.

1. LA COMUNICACIÓN ORAL

• El lenguaje oral.
• . Concepto y características.
• . Caracteristicas de los mensajes orales.
• . Elementos de la comunicación oral.
• . Funciones de la comunicación oral.
• . Clases de comunicación oral: inmediatas, individuales o colectivas.
• . Planificación de la comunicación oral.
• . Formas de comunicación oral: entrevista, reunión, debate.
• La comunicación no verbal.
• . Los mensajes en la comunicación no verbal: voluntarios e involuntarios.
• . Recursos no verbales en la comunicación oral: entonación, gestuales y espaciales.
• . Aspectos importantes en la comunicación no verbal: mirada, postura, gestos.
• La comunicación verbal y no verbal en la comunicación presencial.
• . Pautas de comportamiento e imagen corporativa.
• . Normas para conversar.
• . Reglas para escuchar.
• . Criterios de calidad: empatia, amabilidad.
• . Tratamiento de las objeciones.
• . Las quejas y reclamaciones.
• La comunicación telefónica.
• . El teléfono en la actividad empresarial.
• . Pautas de atención telefónica en la empresa: voz, sonrisa, silencio, expresión, etc.
• . Reglas para efectuar una llamada de teléfono.
• . Pasos para contestar una llamada de teléfono.
• . Protocolos de tratamiento.
• . Barreras y dificultades en la transmisión de información.
• . Tipos de llamadas telefónicas.
• . Sistemas de comunicación telefónica en la empresa.
• . Búsqueda de información telefónica.
• Normas de seguridad, registro y confidencialidad en la comunicación presencial y telefónica.

2. LA COMUNICACIÓN ESCRITA

• La escritura como medio de comunicación.
• . El mensaje escrito: concepto.
• . Caracteristicas del mensaje escrito.
• . Tipos de comunicaciones escritas.
• . Principios en la redacción para la eficacia del mensaje escrito.
• . Planificación de los textos.
• . La corrección sintáctica y gramatical.
• . Los signos de puntuación.
• . Las abreviaturas y siglas.
• Equipos y sistemas de comunicación escrita.
• . Los sistemas de comunicación: concepto.
• . El ordenador.
• . Otras herramientas de comunicación: fax.
• Comunicaciones escritas internas de carácter breve.
• . Concepto.
• . Tipos de comunicaciones internas.
• . Los avisos: concepto y forma de elaboración.
• . Los rótulos: tipos de soporte y papeles, instrumentos y técnicas.
• . Los comunicados de régimen interior: concepto y forma de elaboración.

3. APLICACIONES Y MEDIOS INFORMÁTICOS QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

• El correo electrónico:
• . Elementos que lo componen.
• . Envió de correos.
• . Recepción de correos.
• . Archivo de correos.
• La agenda electrónica:
• . Contactos.
• . Tareas.
• . Notas.
• . Calendario.
• Procesador de texto:
• . Estructura de un procesador de texto.
• . Funciones de un procesador de texto.
• . Gestión de documentos.
• . Modelos de documentos: fax, memorandum, etc.
• . Aplicacion de formato a documentos.
• . Edición de documentos.
• . Impresión de documentos.

MÓDULO 3. MF0971_1 REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO

UNIDAD FORMATIVA 1. UF0513 GESTIÓN AUXILIAR DE ARCHIVO EN SOPORTE CONVENCIONAL O INFORMÁTICO.

1. SISTEMAS OPERATIVOS HABITUALES.

• Sistema operativo.
• Entorno de trabajo. Interface.
• . Partes.
• . Desplazamiento.
• . Configuración.
• Carpetas, directorios, operaciones con ellos.
• . Definición.
• . Creación.
• . Cambio de nombre.
• . Apertura.
• . Copiado.
• . Cambio de ubicación.
• . Eliminación.
• Ficheros, operaciones con ellos.
• . Definición.
• . Creación.
• . Cambio de nombre.
• . Apertura.
• . Copiado.
• . Cambio de ubicación.
• . Guardado.
• . Eliminación
• Aplicaciones y herramientas.
• Exploración/navegación.
• Configuración de elementos.
• Cuentas de usuario. Uso.
• Copia de seguridad. Soportes.
• Operaciones en un entorno de red.
• . Acceso.
• . Búsqueda de recursos de red.
• . Operaciones con recursos de red.

2. ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

• El archivo en la empresa.
• . Descripción.
• . Finalidad.
• . Importancia del archivo para la empresa.
• . Tipos de archivos.
• . Equipos y materiales para el archivo.
• . Funcionamiento de un archivo.
• . Mantenimiento de un archivo.
• . Proceso de archivo de un documento.
• . Normas que regulan la conservación de documentos.
• . Destrucción de los documentos.
• . Confidencialidad y seguridad de la información.
• La organizacion del archivo.
• . Centralizado.
• . Descentralizado.
• . Mixto.
• . Activo.
• . Semiactivo.
• . Inactivo o pasivo.
• Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa.
• . Concepto de ordenacion y clasificación.
• . Clasificación alfabética.
• . Clasificación numérica.
• . Sistema mixto.
• . Clasificación cronológica.
• . Criterio geográfico.
• . Clasificación por materias.

3. BASE DE DATOS.

• Entrada y salida de la aplicación.
• La ventana de la aplicación.
• Objetos básicos.
• . Tablas.
• . Consultas.
• . Formularios.
• . Informes o reports.
• Creación.
• Apertura.
• Guardado.
• Cierre.
• Copia de seguridad.
• Herramientas de recuperación y mantenimiento.

4. INSERCIÓN DE DATOS EN TABLAS.

• Registros y campos.
• Introducción de datos.
• Movimientos por los campos y registros.
• Eliminación de registros.
• Modificación de registros.
• Copiado y movimiento de datos.
• Búsqueda y reemplazado de datos.
• Aplicación de filtros.
• Ordenación alfabética de campos.
• Formatos de una tabla.
• Operaciones básicas con Tablas.
• . Cambio del nombre.
• . Eliminación.
• . Copiado.
• . Exportación e importación

5. CONSULTAS DE SELECCIÓN.

• Creación.
• Guardado.
• Ejecución.
• Modificación de los criterios.
• Impresión de resultados.
• Eliminación.

6. FORMULARIOS E INFORMES.

• Introducción, modificación y eliminación de datos en formularios.
• Aplicación de filtros en formularios.
• Creación de informes con el asistente.
• Publicación de informes en el procesador de texto para su mejora.
• Impresión de formularios e informes.

UNIDAD FORMATIVA 2. UF0514 GESTIÓN AUXILIAR DE REPRODUCCIÓN EN SOPORTE CONVENCIONAL O INFORMÁTICO.

1. REPRODUCCIÓN EN EQUIPOS DE REPROGRAFÍA

• Equipos de reprografia.
• . Elementos.
• . Tipos: Fotocopiadoras e impresoras.
• . Caracteristicas.
• . Funcionamiento.
• . Instrucciones técnicas.
• . Puesta en marcha.
• . Mantenimiento y limpieza.
• Soportes en la reproducción:
• . Papeles para reprografía.
• . Cartulina para reprografía.
• . Cartón.
• . Plásticos.
• . Digitales.
• Consumibles para los equipos de reprografía:
• . Tóner.
• . Tintas.
• La reproducción de los originales.
• . Tipos de originales.
• . Compatibilidad de los originales digitales.
• Producción en reprografía.
• . Calidad en la reproducción.
• . Parámetros modificables.
• . Pruebas de reproducción.
• . Ajustes durante la reproducción.
• Normativa de seguridad, salud y medioambiente en las operaciones de reprografía.
• . Normas de seguridad en las operaciones de puesta en marcha, manejo y mantenimiento de los equipos.
• . Riesgos específicos y factores implicados.
• . Procedimientos de la gestión de residuos.

2. OPERACIONES DE ENCUADERNACIÓN FUNCIONAL DE DOCUMENTOS.

• La encuadernación funcional:
• . Caracteristicas y aplicaciones.
• . Tipos de encuadernación funcional: canutillo, espiral, anillas.
• . Ajuste de equipos.
• . Mantenimiento.
• Materiales y útiles de encuadernación:
• . Papeles de cubrir.
• . Cartulinas.
• . Plásticos: transparencias.
• . Grapas y anillas
• Operaciones de encuadernación:
• . Igualado.
• . Alzado.
• . Perforado.
• . Numerado.
• . Engomado.
• . Grapado.
• Máquinas de encuadernación:
• ? Corte (guillotina manual, cizalla).
• ? Plegado (plegadora de planos).
• ? Plastificado (plastificadora).
• Normativa de seguridad, salud y medioambiente en las operaciones de encuadernación funcional:
• . Riesgos.
• . Sistemas de protección.
• . Procedimientos de trabajo seguros.
• . Eliminación y reciclaje de residuos.
• Control de calidad en la encuadernación funcional:
• . Criterios de calidad del proceso.
• . Pautas para la inspección del producto.