ADGG0308 Asistencia documental y de gestión en despachos y oficinas

MÓDULO 1. MF0982_3 ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DE LA DIRECCIÓN

1. LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN EN LOS PROCESOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

• La empresa y su organización
• Concepto y fines de la empresa
• La organización empresarial
• La dirección en la empresa
• Temperamento
• Relaciones de interacción entre dirección y la asistencia a la dirección
• Funciones del servicio del secretariado

2. EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

• El proceso de la comunicación
• La comunicación en la empresa. Su importancia

3. COMUNICACIONES PRESENCIALES

• Formas de comunicación oral en la empresa -conversaciones, reuniones, tertulias, debates, mesas redondas, conversaciones telefónicas, entrevistas, discursos o exposiciones-
• Precisión y claridad en el lenguaje
• Elementos de comunicación oral. La comunicación efectiva.
• La conducción del diálogo
• La comunicación no verbal. Funciones.-
• La imagen corporativa de la organización en las comunicaciones presenciales

4. EL PROTOCOLO SOCIAL

• Normas generales de comportamiento: Saber ser -naturalidad, talante, tacto, sentido del humor, autocontrol-. Saber estar -cortesía, buenos modales en la mesa, sonrisa, el tratamiento-. Saber funcionar -rigor, puntualidad, expresión verbal, conversación-
• Presentaciones y saludos
• Aplicación de técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las presentaciones. Cortesía y puntualidad
• Utilización de técnicas de imagen personal. -Indumentaria, elegancia y movimientos-

5. COMUNICACIONES NO PRSENCIALES

• Normas generales
• Herramientas para la corrección de textos: Diccionarios, gramáticas, diccionarios de sinónimos y antónimos y correcciones informáticas
• Normas específicas
• La correspondencia: su importancia
• Comunicaciones urgentes:
• El fax. Utilización y formatos de redacción
• El correo electrónico:
• Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones escritas. Prestigio inherente
• Instrumentos de comunicación interna en una organización: buzón de sugerencias, tablones de anuncios, avisos y notas internas
• Las reclamaciones. Cómo atenderlas y cómo efectuarlas
• Legislación vigente sobre protección de datos

6. COMUNICACIÓN TELEFÓNICA

• Proceso

Partes intervinientes. Tipos de interlocutores. Tratamiento adecuado

• Prestaciones habituales para las empresas
• Medios y equipos
• Componentes de la atención telefónica: actitud física, voz, timbre, tono, ritmo, articulación, elocución, silencios, sonrisa
• Realización de llamadas efectivas.
• Recogida y transmisión de mensajes
• Filtrado de llamadas
• Gestión de llamadas simultáneas
• Gestión de llamadas simultáneas
• Tratamiento de distintas categorías de llamadas
• El protocolo telefónico
• Videoconferencia, FAQ -preguntas de uso frecuente PUF-, foros -de mensajes, de opinión, de discusión-, SMS -servicio de mensajes cortos para móviles-, grupos de noticias -comunicación a través de Internet-
• Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones telemáticas

7. TÉCNICAS Y HABILIDADES EN EL TRATAMIENTO DE CONFLICTOS

• El conflicto como problema en la empresa
• Funciones del conflicto
• Causas de los conflictos
• Tipos de conflictos. En función
• Agresividad humana y conflicto
• Resolución de conflictos
• Factores determinantes en la resolución de conflictos
• Relación previa entre las partes
• Naturaleza del conflicto
• Características de las partes
• Estimaciones de éxito
• Prevención de conflictos
• Desarrollo de habilidades sociales para la resolución de conflictos -empatía, asertividad, escucha activa, influencia, liderazgo, canalización del cambio y diálogo-

MÓDULO 2. MF0986_3 ELABORACIÓN, TRATAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS DE TRABAJO

UNIDAD FORMATIVA 1. UF0327 RECOPILACIÓN Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO

1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO.

• Metodologías de búsqueda de información
• Identificación de fuentes de información especializada: sitios Web, institucionales, páginas personales, foros y grupos de noticias
• La recuperación de la información
• Selección, discriminación y valoración de la información.
• Búsqueda de documentos
• Ética y legalidad
• Presentación de información con tablas
• Gestión de archivos y bancos de datos
• Grabación de archivos en distintos formatos
• Protección de archivos
• Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

2. MECANOGRAFÍA. TÉCNICAS ESPECÍFICAS PARA EL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN

• Composición del teclado
• La técnica dactilográfica
• Configuración del teclado
• La trascripción de textos. -Fórmulas, jergas, idiomas y galimatías-
• Ergonomía postural -posición del cuerpo, brazos, muñecas y manos-
• El dictado. La toma de notas

3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO

• El aspecto de los caracteres
• El aspecto de un párrafo
• Formato del documento
• Aplicación de manuales de estilo
• Edición de textos
• Inserción en ediciones de texto
• Documentos profesionales
• Creación de formularios
• Combinación de diferentes documentos de correspondencia
• Comparación y control de documentos
• Impresión de textos
• Inter-operaciones entre aplicaciones

UNIDAD FORMATIVA 2. UF0328 ORGANIZACIÓN Y OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO Y TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA EN DOCUMENTOS

1. ORGANIZACIÓN Y OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO

• Libro de trabajo y hoja de cálculo
• Tipos de datos: rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas
• Diseño de hojas de cálculo
• Fórmulas y funciones
• Edición de hojas de cálculo
• Instalación personalizada de una hoja de cálculo
• Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y Web incluidos-
• Impresión de hojas de cálculo
• Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

2. TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA EN DOCUMENTOS

• Representaciones gráficas
• Elaboración -legibilidad, representatividad, vistosidad-
• Gráficos
• Elaboración de organigramas, diagramas y mapas
• Tablas
• Procedimientos de integración de representaciones gráficas en documentos
• Impresión de gráficos
• Inter-operaciones entre aplicaciones

UNIDAD FORMATIVA 3. UF0329 ELABORACIÓN Y EDICIÓN DE PRESENTACIONES CON APLICACIONES INFORMÁTICAS

1. ELABORACIÓN Y EDICIÓN DE PRESENTACIONES CON APLICACIONES INFOMÁTICAS

• Formatos de presentaciones gráficas
• Creación de una presentación
• Las vistas
• Inserción, borrado y ordenamiento de diapositivas
• Diseño y edición de presentaciones
• Grabación, cierre y carga de una presentación
• Impresión de una presentación
• Presentaciones portátiles: creación, instalación y ejecución
• Gestión de archivos: Grabación de presentaciones en distintos formatos, Web incluido
• Integración de presentaciones a la Intranet de la organización
• Inter-operaciones entre aplicaciones

2. EDICIÓN DE OBJETOS MULTIMEDIA E INTEGRACIÓN EN DOCUMENTOS

• Utilidades y características de los recursos de proyección
• Video-proyectores
• Reproducción de sistemas de video y audio
• Tipos de formatos soportados de objetos multimedia: Imágenes, video y audio
• Programas de edición de imágenes y sonido: Estructura y funciones
• Operaciones de optimización de imágenes
• Digitalización de imágenes a través de escáner
• Grabación básica de audio
• Procedimientos de integración de objetos multimedia en documentos

3. INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES EN LA WEB

• Creación de una página Web
• Inserción y eliminación de archivos
• Inserción de un hipervínculo
• Cómo se guarda la página Web
• Organización de sitios Web
• Procedimientos de protección de datos
• Legislación vigente y normas sobre propiedad intelectual, derechos de autor y protección de datos

MÓDULO 3.MF0987_3 GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO

UNIDAD FORMATIVA 1. UF0347 SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

1. EL ARCHIVO. CONCEPTO Y FINALIDAD

• Clases de archivos
• Sistemas de registro y clasificación de documentos
• Mantenimiento del archivo físico
• Mantenimiento del archivo informático
• Planificación de un archivo de gestión de la documentación
• Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos

2. UTILIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS DE OFICINA

• Análisis de sistemas operativos
• Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones
• Gestión del sistema operativo
• Gestión del sistema de archivos
• Exploración o navegación
• Grabación, modificación e intercambio de información
• Herramientas
• Procedimientos para usar y compartir recursos.
• Optimización de los sistemas.
• Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas
• Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información
• Normativa legal aplicable

3. IMPLANTACIÓN Y TRANSICIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LA DOCUMENTACIÓN

• Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo
• Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales
• Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas
• Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación
• Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación

UNIDAD FORMATIVA 2. UF0348 UTILIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS RELACIONALES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DATOS

1. ARQUITECTURA Y MANTENIMIENTO BÁSICO DE EQUIPOS INFORMÁTICOS DE OFICINA

• Arquitectura básica de un ordenador: evolución, tipos, elementos y esquemas funcionales
• Utilización de Redes de área local
• Instalación de componentes físicos de comunicaciones
• Procedimientos de mantenimiento preventivo

2. BASES DE DATOS RELACIONALES NO COMPLEJAS.

• Concepto de sistema gestor de almacenamiento de datos
• Planificación y diseño de un sistema gestor de base de datos

3. BÚSQUEDA DE LA INFORMACIÓN EN LAS BASES DE DATOS

• Estructura y tipos de una base de datos
• Principales funciones de aplicaciones informáticas de gestión
• Operaciones básicas de bases de datos en hojas de cálculo
• Comandos. Conceptos generales
• Los gráficos. Conceptos generales
• Sistemas gestores de bases de datos. Definición
• Funcionalidades de simplificación de datos

4. BÚSQUEDAS AVANZADAS DE DATOS

• Consultas. Elementos de lenguajes consulta de datos: SQL u otros
• Creación, desarrollo y personalización de formularios e informes avanzados
• Modal.
• Creación de etiquetas
• Creación y uso de controles
• Procesos de visualización e impresión de archivos, formularios e informes

5. SISTEMATIZACIÓN DE ACCIONES REPETITIVAS EN LAS BASES DE DATOS.

• Creación de macros básicas
• Generación y exportación de documentos HTML u otros
• Personalización del interfaz de usuario de sistemas gestores de bases de datos

MÓDULO 4. MF0988_3 GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN JURÍDICA Y EMPRESARIAL

UNIDAD FORMATIVA 1. MARCO ORGANIZATIVO Y NORMATIVO DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Y DE LA UNIÓN EUROPEA

1. LA ORGANIZACIÓN DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

• La Constitución española: estructura y contenidos
• División de poderes
• La Administración del Estado
• La Administración Autonómica
• La Administración Local
• Fuentes del Derecho
• Identificación de las normas jurídicas y órganos de elaboración, aprobación y publicación
• El Boletín Oficial de Estado y los Boletines Autonómicos
• Bases de datos de documentación jurídica en Internet

2. MARCO ORGANIZATIVO Y NORMATIVO DE LA UNIÓN EUROPEA

• La Unión Europea
• Instituciones y Órganos comunitarios
• Ordenamiento jurídico comunitario
• Diario Oficial de la Unión Europea

3. ACTUACIÓN ANTE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.

• El acto administrativo
• Procedimiento administrativo
• El recurso administrativo
• El proceso contencioso administrativo
• Documentos de las fases del procedimiento administrativo y recursos
• La firma electrónica

UNIDAD FORMATIVA 2. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE CONSTITUCIÓN Y DE CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA

1. DOCUMENTACIÓN LEGAL DE LA CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO ORDINARIO DE LA EMPRESA

• La empresa como ente jurídico y económico
• El plan de empresa
• Tipos de empresas según su forma jurídica: Características. Trámites de constitución. Documentos jurídicos necesarios para la constitución y funcionamiento. Fiscalidad. Ventajas e inconvenientes. Legislación aplicable
• Elaboración y análisis de los documentos de constitución y funcionamiento de las distintas formas jurídicas empresariales
• Elevación a público de los documentos de constitución y gestión empresarial
• Obligaciones Contables
• Obligaciones Fiscales.
• Obligaciones Laborales.
• Registro público

2. CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA CON ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

• Legislación aplicable a los procesos de contratación pública

Partes del contrato

• Procedimiento general de contratación
• Pliego de prescripciones técnicas. Pliego de cláusulas administrativas. Certificado de existencia de crédito. Fiscalización del gasto
• Modalidades de tramitación del expediente
• Adjudicación
• Formalización del contrato
• Fuentes de información y publicidad de concursos públicos

3. CONTRATACIÓN PRIVADA DE LA EMPRESA

• Proceso de contratación privado
• Normativa civil y mercantil aplicable
• Tipos de contratos: Compraventa. Franquicia. Intermediación comercial (Agencia. Comisión. Mediación). Leasing y Renting. Factoring y Confirming.Transporte. Seguro
• Búsqueda de modelos de contratos
• Cumplimentación de modelos de contratos a través de aplicaciones informáticas
• Archivo de la información y documentación de cada contrato

MÓDULO 5. MF0980_2 GESTIÓN AUXILIAR DEL PERSONAL

1. NORMATIVA LABORAL Y DE ORGANIZACIÓN DE LAS RELACIONES LABORALES EN LA EMPRESA

• Normas laborales constitucionales
• El Estatuto de los trabajadores
• Ley General de la Seguridad Social
• Convenios colectivos

2. EL CONTRATO DE TRABAJO

• Requisitos

Partes del contrato: Trabajador. Empresario

• Forma del contrato
• Validez
• Duración
• Modalidades de contratos
• Obtención de los modelos de contratos en las páginas oficiales de la administración
• Cumplimentación de modelos de contratos con medios informáticos
• Comunicación de las modalidades de contratación laboral
• La jornada de trabajo
• Modificación del contrato
• Suspensión contractual del contrato
• Extinción del contrato
• El despido objetivo
• El despido colectivo
• El despido disciplinario
• El finiquito

3. RETRIBUCIÓN SALARIAL Y ACTUACIÓN ANTE LA SEGURIDAD SOCIAL

• Estructura salarial
• Estructura del recibo de salario
• El salario mínimo interprofesional
• Pago del salario: tiempo, lugar y forma
• Garantías salariales
• Regímenes de la Seguridad Social
• Inscripción de la empresa en la Seguridad Social
• Afiliación. Altas. Bajas
• Obligación de cotizar a la Seguridad Social
• Periodo de formalización, liquidación y pago
• Responsabilidad del empresario ante la Seguridad Social
• Sistema electrónico de comunicación de datos. Autorización. Funcionamiento. Cotización
• Infracciones
• Sanciones
• Cálculo de la retribución y cotización utilizando medios informáticos
• Actualización de tablas, baremos y referencias de datos de los trabajadores
• Creación de ficheros para remisión electrónica a la Seguridad Social y a entidades financieras

4. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

• Selección de personal
• Formación de Recursos Humanos
• Control de personal
• Aplicaciones informáticas para la gestión de Recursos Humanos
• Fundamentos y principios básicos de un modelo de calidad total
• Normas de protección de datos
• Prevención de riesgos laborales
• Normas básicas de protección del medio ambiente en el ámbito laboral

MÓDULO 6. MF0979_2 GESTIÓN OPERATIVA DE TESORERÍA

1. NORMATIVA MERCANTIL Y FISCAL QUE REGULA LOS INSTRUMENTOS FINANCIEROS

• Intermediarios financieros y Agentes económicos
• Características y finalidad de los instrumentos financieros al servicio de la empresa
• La Ley Cambiaria y del Cheque
• La Letra de Cambio
• El Pagaré
• Otros medios de cobro y pago. Características y finalidad
• Identificación de tributos e impuestos

2. CONFECCIÓN Y EMPLEO DE DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO EN LA GESTIÓN DE TESORERÍA

• Documentos de cobro y pago en forma convencional o telemática
• Identificación de operaciones financieras básicas en la gestión de cobros y pagos
• Cumplimentación de libros registros
• Tarjetas de crédito y de débito
• Gestión de tesorería a través de banca on line
• Obtención y cumplimentación de documentos oficiales a través de Internet

3. MÉTODOS BÁSICOS DE CONTROL DE TESORERÍA

• El presupuesto de tesorería
• El curso de caja
• El curso de bancos

4. OPERACIONES DE CÁLCULO FINANCIERO Y COMERCIAL

• Utilización del interés simple en operaciones básicas de tesorería
• Aplicación del interés compuesto en operaciones básicas de tesorería
• Descuento simple
• Cuentas corrientes
• Cuentas de crédito
• Cálculo de comisiones bancarias

5. MEDIOS Y PLAZOS DE PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

• Formas de presentar la documentación sobre cobros y pagos
• Organismos a los que hay que presentar documentación
• Presentación de la documentación a través de Internet
• Descarga de programas de ayuda para la cumplimentación de documentos de pago
• Utilización de mecanismos de pago en entidades financieras a través de internet
• Utilización de Banca on line