ADGG0108 Asistencia a la dirección

MÓDULO 1. MF0982_3 ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DE LA DIRECCIÓN

1. LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN EN LOS PROCESOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

• La empresa y su organización
• Concepto y fines de la empresa
• La organización empresarial
• La dirección en la empresa.
• Temperamento
• Relaciones de interacción entre dirección y la asistencia a la dirección
• Funciones del servicio del secretariado

2. EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

• El proceso de la comunicación
• La comunicación en la empresa. Su importancia

3. COMUNICACIONES PRESENCIALES

• Formas de comunicación oral en la empresa -conversaciones, reuniones, tertulias, debates, mesas redondas, conversaciones telefónicas, entrevistas, discursos o exposiciones-
• Precisión y claridad en el lenguaje
• Elementos de comunicación oral. La comunicación efectiva.
• La conducción del diálogo
• La comunicación no verbal. Funciones.-
• La imagen corporativa de la organización en las comunicaciones presenciales

4. EL PROTOCOLO SOCIAL

• Normas generales de comportamiento: Saber ser -naturalidad, talante, tacto, sentido del humor, autocontrol-. Saber estar -cortesía, buenos modales en la mesa, sonrisa, el tratamiento-. Saber funcionar -rigor, puntualidad, expresión verbal, conversación-
• Presentaciones y saludos
• Aplicación de técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las presentaciones. Cortesía y puntualidad
• Utilización de técnicas de imagen personal. -Indumentaria, elegancia y movimientos-

5. COMUNICACIONES NO PRSENCIALES

• Normas generales
• Herramientas para la corrección de textos: Diccionarios, gramáticas, diccionarios de sinónimos y antónimos y correcciones informáticas
• Normas específicas
• La correspondencia: su importancia
• Comunicaciones urgentes:
• El fax. Utilización y formatos de redacción
• El correo electrónico:
• Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones escritas. Prestigio inherente
• Instrumentos de comunicación interna en una organización: buzón de sugerencias, tablones de anuncios, avisos y notas internas
• Las reclamaciones. Cómo atenderlas y cómo efectuarlas.
• Legislación vigente sobre protección de datos

6. COMUNICACIÓN TELEFÓNICA

• Proceso

Partes intervinientes. Tipos de interlocutores. Tratamiento adecuado

• Prestaciones habituales para las empresas
• Medios y equipos
• Componentes de la atención telefónica: actitud física, voz, timbre, tono, ritmo, articulación, elocución, silencios, sonrisa
• Realización de llamadas efectivas.
• Recogida y transmisión de mensajes
• Filtrado de llamadas
• Gestión de llamadas simultáneas
• Gestión de llamadas simultáneas
• Tratamiento de distintas categorías de llamadas
• El protocolo telefónico
• Videoconferencia, FAQ -preguntas de uso frecuente PUF-, foros -de mensajes, de opinión, de discusión-, SMS -servicio de mensajes cortos para móviles-, grupos de noticias -comunicación a través de Internet-
• Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones telemáticas

7. TÉCNICAS Y HABILIDADES EN EL TRATAMIENTO DE CONFLICTOS

• El conflicto como problema en la empresa
• Funciones del conflicto
• Causas de los conflictos
• Tipos de conflictos. En función
• Agresividad humana y conflicto
• Resolución de conflictos
• Factores determinantes en la resolución de conflictos
• Relación previa entre las partes
• Naturaleza del conflicto
• Características de las partes
• Estimaciones de éxito
• Prevención de conflictos
• Desarrollo de habilidades sociales para la resolución de conflictos -empatía, asertividad, escucha activa, influencia, liderazgo, canalización del cambio y diálogo-.

MÓDULO 2. MF0983_3 GESTIÓN DE REUNIONES, VIAJES Y EVENTOS

UNIDAD FORMATIVA 1. UF0324 GESTIÓN DEL TIEMPO, RECURSOS E INSTALACIONES DEL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN

1. LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

• Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad
• Medios y métodos de trabajo
• La planificación como hábito
• Priorización
• Organización
• Delegación
• Control y ajuste. El control del tiempo
• La calidad en los trabajos de secretariado
• Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación
• Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación
• El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el – escritorio, las herramientas de trabajo -ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo -papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios
• La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras – dependencias de la organización
• Prevención de riesgos laborales

2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA.

• 2. EL ARCHIVO
• Flujo documental en la empresa
• Clasificación de los documentos
• Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo
• El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso. -Inclusiones, extracciones y expurgo-
• Gestión documental informática -“oficina sin papeles"-
• Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos

3. LA AGENDA

• Tipos de agenda
• Secciones de la agenda
• Gestión de agendas

UNIDAD FORMATIVA 2. UF0325 ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS

1. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES

• Tipos de reuniones
• Planificación de las reuniones
• Preparación de las reuniones
• Preparación de las reuniones
• Preparación de las reuniones
• Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas
• El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. -Duración, pausas, – almuerzo y otros)
• Tipología y funciones de los participantes en una reunión. -Dirección, – secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-
• El papel de la secretaria el día de la reunión. -Preparar, comprobar, – atender-
• La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión:

2. LA NEGOCIACIÓN

• Elaboración de un plan de negociación
• Tipos o niveles
• Participantes
• Fases de la negociación
• Recursos psicológicos en la negociación
• Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.
• Los presupuestos y contratos

3. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

• Objetivos
• Presupuesto
• Tipos de eventos atendiendo a su ámbito
• Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.
• Listado de comprobaciones
• El papel de la secretaria el día del evento -Preparar, comprobar, atender-
• Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado:
• Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado:
• Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos
• Documentos de cobro y pago

4. EL PROTOCOLO EMPRESARIAL

• Tratamientos dentro de la empresa
• Recepción de las visitas
• El restaurante como parte de la oficina
• RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado
• El regalo en la empresa.
• La etiqueta en hombres y mujeres
• Ubicación correcta de los símbolos
• La imagen y la empresa

UNIDAD FORMATIVA 3. UF03226 ORGANIZACIÓN DE VIAJES NACIONALES E INTERNACIONALES

1. SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES

• Condiciones de la contratación de un servicio
• Seguros de viaje, médicos y de automóviles
• Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales
• Medios de realización: Internet, teléfono y otros
• Derechos del viajero
• Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas
• Características y funciones de organismos oficiales

2. ORGANIZACIÓN DEL VIAJE

• Objetivos del viaje
• Presupuesto
• Lista de comprobación y confirmación
• Documentación necesaria anterior al viaje
• Gestión de las necesidades del país o países que se visiten.
• Itinerarios
• Medios de transporte
• Métodos para el alquiler de vehículos. Normativa al respecto
• Visitas turísticas
• Información cultural y genérica

3. PLANIFICACIÓN DEL VIAJE

• Medios de locomoción
• Horarios
• Reservas de transporte
• Alojamientos y tipos de pensión.
• Medios de cobro y pago
• Intérpretes
• Servicios especiales-sala de reuniones, fax, secretario, despachos, salas – audiovisuales-
• Documentación y preparación de las jornadas de trabajo
• La oficina móvil
• La agenda de reuniones

4. DOCUMENTACIÓN POSTERIOR AL VIAJE

• Informes económicos
• Justificantes
• Notas de entrega
• Albaranes
• Facturas pro-forma
• Facturas definitivas
• Seguimiento de acuerdos
• Evaluación y análisis de resultados
• Archivo
• Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales

5. PROTOCOLO NACIONAL E INTERNACIONAL Y USOS SOCIALES

• Invitaciones en España y en el extranjero
• Forma y contestación de las invitaciones
• Obligaciones con los visitantes
• Protocolo y comunicación en países de religión musulmana
• Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica
• Protocolo y comunicación en diversos países
• Diplomacia en la Unión Europea
• Decálogo del protocolo empresarial internacional

MÓDULO 3. MF0986_3 ELABORACIÓN, TRATAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS DE TRABAJO

UNIDAD FORMATIVA 1. UF0327 RECOPILACIÓN Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO

1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO.

• Metodologías de búsqueda de información
• Identificación de fuentes de información especializada: sitios Web, institucionales, páginas personales, foros y grupos de noticias
• La recuperación de la información
• Selección, discriminación y valoración de la información.
• Búsqueda de documentos
• Ética y legalidad
• Presentación de información con tablas:
• Gestión de archivos y bancos de datos:
• Grabación de archivos en distintos formatos:
• Protección de archivos
• Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

2. MECANOGRAFÍA. TÉCNICAS ESPECÍFICAS PARA EL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN

• Composición del teclado
• La técnica dactilográfica
• Configuración del teclado
• La trascripción de textos. -Fórmulas, jergas, idiomas y galimatías-
• Ergonomía postural -posición del cuerpo, brazos, muñecas y manos-
• El dictado. La toma de notas

3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO

• El aspecto de los caracteres
• El aspecto de un párrafo
• Formato del documento
• Aplicación de manuales de estilo:
• Edición de textos
• Inserción en ediciones de texto
• Documentos profesionales
• Creación de formularios
• Combinación de diferentes documentos de correspondencia
• Comparación y control de documentos
• Impresión de textos
• Inter-operaciones entre aplicaciones

UNIDAD FORMATIVA 2. UF0328 ORGANIZACIÓN Y OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO Y TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA EN DOCUMENTOS

1. ORGANIZACIÓN Y OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO

• Libro de trabajo y hoja de cálculo
• Tipos de datos: rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas
• Diseño de hojas de cálculo.
• Fórmulas y funciones
• Edición de hojas de cálculo.
• Instalación personalizada de una hoja de cálculo
• Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y Web incluidos-
• Impresión de hojas de cálculo
• Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

2. TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA EN DOCUMENTOS

• Representaciones gráficas
• Elaboración -legibilidad, representatividad, vistosidad-
• Gráficos
• Elaboración de organigramas, diagramas y mapas
• Tablas
• Procedimientos de integración de representaciones gráficas en documentos
• Impresión de gráficos.
• Inter-operaciones entre aplicaciones

UNIDAD FORMATIVA 3. UF0329 ELABORACIÓN Y EDICIÓN DE PRESENTACIONES CON APLICACIONES INFORMÁTICAS

1. ELABORACIÓN Y EDICIÓN DE PRESENTACIONES CON APLICACIONES INFOMÁTICAS

• Formatos de presentaciones gráficas
• Creación de una presentación
• Las vistas
• Inserción, borrado y ordenamiento de diapositivas
• Diseño y edición de presentaciones.
• Grabación, cierre y carga de una presentación
• Impresión de una presentación
• Presentaciones portátiles: creación, instalación y ejecución
• Gestión de archivos: Grabación de presentaciones en distintos formatos, Web incluido
• Integración de presentaciones a la Intranet de la organización
• Inter-operaciones entre aplicaciones

2. EDICIÓN DE OBJETOS MULTIMEDIA E INTEGRACIÓN EN DOCUMENTOS

• Utilidades y características de los recursos de proyección
• Video-proyectores
• Reproducción de sistemas de video y audio
• Tipos de formatos soportados de objetos multimedia: Imágenes, video y audio
• Programas de edición de imágenes y sonido: Estructura y funciones
• Operaciones de optimización de imágenes
• Digitalización de imágenes a través de escáner
• Grabación básica de audio
• Procedimientos de integración de objetos multimedia en documentos

3. INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES EN LA WEB

• Creación de una página Web
• Inserción y eliminación de archivos
• Inserción de un hipervínculo
• Cómo se guarda la página Web
• Organización de sitios Web.
• Procedimientos de protección de datos
• Legislación vigente y normas sobre propiedad intelectual, derechos de autor y protección de datos

MÓDULO 4. MF0984_3 INGLÉS PROFESIONAL PARA LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN

UNIDAD FORMATIVA 1. UF0330 INTERPRETACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ORALES Y ESCRITAS DE ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN EN LA LENGUA INGLESA

1. EXPRESIONES Y LÉXICO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO EN INGLÉS

• Expresiones de cortesía y agradecimiento -small talk-
• Cómo se dan y piden ayudas e instrucciones
• Felicitaciones y deseos
• Presentaciones
• Frases de bienvenida y despedida
• Frases de duda y disculpa. Solicitud de aclaraciones
• Fechas y horas -diferentes formas de expresarlas-
• En el hotel
• Las comidas
• Salidas y llegadas de medios de transporte
• Expresiones de tiempo
• Precios y medidas
• Giro comerciales
• Ofertas-pedido
• Condiciones de venta
• Plazos de pago
• Reclamaciones
• Embalaje y transporte
• Informaciones del producto

2. ORGANIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN PROYECTANDO LA IMAGEN CORPORATIVA. TRADUCCIÓN Y COMPRENSIÓN ORAL Y LECTORA EN LENGUA INGLESA

• Descripción de funciones propias de la asistencia a la dirección
• La traducción. Utilización correcta de diccionarios u otras herramientas de traducción
• Procedimientos de traducción
• Traducción de todo tipo de discursos orales emitidos de forma presencial
• Traducción de todo tipo de discursos orales emitidos de forma no presencial, a través de grabaciones, retransmisiones, vídeos y CDS
• Traducción de documentación profesional diversa en el contexto profesional y empresarial
• Traducción de correspondencia en distintos formatos
• Traducción de documentos específicos en la gestión de eventos, reuniones – y negociaciones
• Métodos de búsqueda de información relevante

UNIDAD FORMATIVA 2. UF0331 INTERACCIONES ORALES EN EL ENTORNO EMPRESARIAL EN LENGUA INGLESA

1. INTERACCIONES ORALES Y ESCRITAS EN LA ORGANIZACIÓN DE REUNIONES, VIAJES Y PARTICIPACIÓN EN EVENTOS EN INGLÉS

• Revisión de fonética inglesa
• Flexibilidad, eficacia y espontaneidad en la comunicación oral
• Lenguaje y entonación adecuados para inferir
• Atención telefónica fluida ante situaciones habituales y conflictivas
• Recepción y atención a los visitantes
• Organización de eventos diversos
• Reuniones
• El viaje a un país de lengua inglesa

2. NEGOCIACIÓN CON CLIENTES Y PROVEEDORES EN INGLÉS

• Estilos de las negociaciones
• Recursos, estructuras lingüísticas y léxico relacionado con la negociación y sus consiguientes aspectos fonológicos
• La negociación
• Negociación de condiciones de venta: plazos de entrega, pago, prórroga de pago, condiciones de transporte

UNIDAD FORMATIVA 3. UF0332 ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SOCIO-PROFESIONAL EN LENGUA INGLESA

1. NORMAS GRAMATICALES DE LA LENGUA INGLESA.

• Corrección léxica, ortográfica, gramatical o sintáctica, signos de puntuación, aplicación de siglas y abreviaturas
• Estructuras habituales
• Textos formales e informales
• Vocablos técnicos

2. REDACCIÓN DE ESCRITOS EN INGLÉS

• De forma estructurada
• Claridad y coherencia
• Párrafos breves y secuenciados
• Ideas principales
• Ideas secundarias

3. REDACCIÓN E INTERPRETACIÓN DE TEXTOS SENCILLOS Y FORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS RUTINARIOS EN DISTINTOS SOPORTES

• Internos -memorando, convocatoria, acta, autorización, avisos y anuncios, boletines – y revistas, memoria de actividades, nota interna, solicitud, resumen de prensa-
• Externos -anuncios, carta circular, carta comercial, tarjetas de visita, tarjetas comerciales, tarjetones, invitaciones, saludas, comunicado de prensa, telegramas-
• Básicos de la empresa privada -informe, certificado, instancia, denuncia, recurso-
• Mercantiles -presupuesto, pedido, nota de entrega, alabarán, factura pro forma, factura definitiva, nota de abono, contrato de compra-venta, recibo, cheque, pagaré, la letra de cambio, giros, transferencias, rellenado de libros de registro, pólizas de seguro-
• De la Administración -informe, certificado, oficio, nota interior, hojas de – iniciativas y reclamaciones, la carta-

4. REDACCIÓN DE CORRESPONDENCIA EN LENGUA INGLESA

• Estructuras lingüísticas y léxico propios de la correspondencia comercial
• Destinatarios
• Estructura: introducción, intereses y experiencias, información adicional y despedida
• Soporte: convencional, fax, correo electrónico. Formatos de redacción en diferentes países

5. CONCIERTO, APLAZAMIENTO Y ANULACIÓN DE CITAS DE FORMA ESCRITA

• Adaptación al interlocutor
• Expresión de disculpas por retrasos y ausencias
• Intenciones y preferencias
• Formulación de disculpas en situaciones delicadas

6. REDACCIÓN Y TRADUCCIÓN DE INFORMES SOCIO-PROFESIONALES LARGOS Y COMPLEJOS EN INGLÉS

7. RESÚMENES DE TEXTOS PROFESIONALES

MÓDULO 5. MF0985_2 LENGUA EXTRANJERA PROFESIONAL DISTINTA DEL INGLÉS PARA LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN

1. REVISIÓN MORFOLÓGICA, SINTÁCTICA Y FONÉTICA DE LA LENGUA EXTRANJERA DISTINTA DEL INGLÉS

2. TOMA DE CONTACTO SOCIO-PROFESIONAL EN UNA LENGUA EXTRANJERA DISTINTA DEL INGLÉS

• Valoración del contexto comunicativo en las secretarías de dirección.
• Presentación, saludos e identificación de los interlocutores.
• La toma de notas en conversaciones.
• Recepción y transmisión de mensajes.
• Elaboración de material audiovisual:
• La escucha de grabaciones de voz, vídeo, programas de radio y televisión.
• La realización de grabaciones de voz para su incorporación en presentaciones.

3. ORGANIZACIÓN HABITUAL DEL TRABAJO DE SECRETARIADO EN UNA LENGUA EXTRANJERA DISTINTA DEL INGLÉS

• Recepción y atención de visitas en la empresa.
• Intercambio de información presencial en la recepción y atención de clientes internos y externos
• Conversaciones
• Concierto, aplazamiento y anulación de citas de forma oral
• Convenciones y pautas de cortesía, usados en la comunicación telefónica o telemática.
• Normas de protocolo y cortesía.

4. COMUNICACIONES ESCRITAS HABITUALES DEL TRABAJO DE SECRETARIADO EN UNA LENGUA EXTRANJERA DISTINTA DEL INGLÉS

• Técnicas y normas gramaticales
• Redacción e interpretación de textos sencillos y formalización de documentos
• Redacción y traducción de informes socio-profesionales extensos -informe, dossier, acta, memoria, resumen de prensa-.
• Concierto, aplazamiento y anulación de citas de forma escrita
• Interpretación y rellenado de documentos para las reservas de transporte,alojamiento y servicios de restauración en todo tipo de soporte.
• Presentación de anotaciones de discursos profesionales extensos y no complejos.
• La correspondencia electrónica y faxes.

5. COMUNICACIONES ORALES HABITUALES EN LA GESTIÓN DE VIAJES, ALOJAMIENTO Y SERVICIOS DE RESTAURACIÓN EN UNA LENGUA EXTRANJERA DISTINTA DEL INGLÉS

• Búsqueda y recopilación de información socio-profesional relacionada.
• Intercambio de información oral o telefónica en la formalización de reservas de transporte, alojamiento y servicios de restauración:
• Argumentación en conversaciones en una lengua extranjera distinta del inglés de condiciones de venta o compra, y logros de objetivos socio-profesionales.
• Aplicación de estrategias de verificación
• Interpretación de facturas de hoteles, transportes, restaurantes u otros.
• Recursos, estructuras lingüísticas y léxico básico relacionado con la contratación, intención y preferencia y sus consiguientes aspectos fonológicos.
• Convenciones y pautas de cortesía, relaciones y pautas profesionales, usadas en la gestión de viajes y reservas.